Groepslessen, beurtenkaarten en beurten organiseren

Wanneer gebruikt u groepslessen?

De module Groepslessen beheert sessies op een vast tijdstip waarvoor meerdere klanten zich afzonderlijk kunnen inschrijven. Elke sessie heeft een activiteit, een lesgever, een zaal, een duur, een capaciteit en eventueel een wachtlijst.

Gebruik deze module bijvoorbeeld voor een wekelijkse workshop met twaalf plaatsen. Een gewone reservatie houdt eerder een tijdslot vrij voor een prestatie; een opleiding heeft dan weer een eigen opvolging van data en attesten. Deze drie werkwijzen zijn niet onderling uitwisselbaar.

Het menu bevat een afzonderlijke sectie Groepslessen, met Kalender, Lesaanbod en Beurtenkaarten en beurten. Uw organisatie moet over de module beschikken en uw account moet de nodige rechten hebben. Het openbare portaal Réservéo is een afzonderlijke omgeving, wanneer die voor uw organisatie geconfigureerd is.

Een groepsles voorbereiden

1. Open Groepslessen → Lesaanbod en klik op Nieuwe les.
2. Vul de naam, beschrijving en duur van de les in.
3. Stel de prijs exclusief btw en het btw-beleid in.
4. Selecteer de toegelaten lesgevers en zalen.
5. Vul de standaardcapaciteit, de wachtlijstinstelling en eventueel het geschatte calorieverbruik in.
6. Activeer de les wanneer ze aangeboden mag worden.
7. Sla op en open de kalender om sessies aan te maken.

Dit aanbod staat los van de diensten voor gewone reservaties: een les aanmaken of wijzigen maakt of wijzigt geen dienst. U kunt een les zonder toewijzingen voorbereiden, maar ze moet actief zijn en aan de gekozen zaal en lesgever gekoppeld zijn om een sessie te plannen. Een les deactiveren verbergt ze in Réservéo zonder bestaande sessies, inschrijvingen of betalingen te verwijderen.

Een eenmalige sessie aanmaken

1. Klik in de kalender op Nieuwe sessie.
2. Selecteer de activiteit, de lesgever en de zaal.
3. Vul de datum, het uur en de duur in minuten in.
4. Controleer de voorgestelde capaciteit en wachtlijstinstelling voor deze sessie.
5. Maak de sessie aan en controleer haar plaats in de kalender.

Bookelio controleert conflicten met andere groepslessen en met bestaande reservaties van de zaal of het lid. Een conflict kan dus veroorzaakt worden door een individuele afspraak die u niet ziet als u alleen de groepslessen bekijkt.

De kalender gebruikt dezelfde maand-, week- en dagweergave als gewone reservaties. De pijlen laden de gekozen periode, zonder beperking tot acht weken; de knop voor vandaag keert terug naar de huidige datum. Selecteer een dag voor meer details en vervolgens een sessie om deelnemers te bekijken, te wijzigen of te annuleren. Nieuwe sessie vult de geselecteerde datum vooraf in: controleer het uur voordat u bevestigt. Navigeren in de kalender maakt geen sessie aan.

Een wekelijkse herhaling plannen

De knop Nieuwe herhaling is rechtstreeks bereikbaar boven de kalender, naast Nieuwe sessie, en bovenaan Lesaanbod. Beide ingangen openen hetzelfde formulier. Het paneel Wekelijkse herhalingen onder de kalender blijft beschikbaar om bestaande reeksen te bekijken en te stoppen.

1. Klik op Nieuwe herhaling, zonder het paneel met reeksen te hoeven openklappen.
2. Kies de activiteit, de lesgever en de zaal.
3. Stel de dag, de eerste datum, het lokale uur en de tijdzone in.
4. Vul de duur en de capaciteitsinstellingen in.
5. Geef een einddatum op als de reeks beperkt is.
6. Maak de herhaling aan en lees het resultaat van het genereren.
7. Controleer het aantal aangemaakte sessies en eventuele overgeslagen conflicten.

Bij het aanmaken worden standaard sessies voor twaalf weken gegenereerd, rekening houdend met de einddatum. Een herhaling zonder einddatum betekent niet dat alle toekomstige sessies al onbeperkt bestaan. Controleer regelmatig tot wanneer er werkelijk sessies ingepland zijn.

De tijdzone is belangrijk om een consistent lokaal uur te behouden, vooral bij de omschakeling tussen zomer- en wintertijd. Vul voor een les om 18 uur het gewenste lokale uur en de bijbehorende tijdzone in, in plaats van elke sessie handmatig te verschuiven.

De herhaling wijzigen

Klik in Wekelijkse herhalingen op Wijzigen naast de reeks:

1. Pas de dag, het uur, de tijdzone, de lesgever, de zaal, de duur, de capaciteit, de wachtlijst of de einddatum aan. De les en de eerste datum blijven ongewijzigd.
2. Kies Alleen op de regel (standaard) om bestaande sessies te behouden, Toekomstige sessies zonder handmatige wijzigingen om individuele uitzonderingen te behouden, of Alle toekomstige sessies om de regel ook op handmatig gewijzigde sessies toe te passen.
3. Sla op en controleer het aantal bijgewerkte sessies. De kalender en de lijst worden vernieuwd.

Alle toekomstige sessies overschrijft handmatige aanpassingen aan uur, lesgever, zaal, duur, capaciteit en wachtlijst. De twee andere keuzes behouden die uitzonderingen. Afgelopen of geannuleerde sessies, inschrijvingen en betalingen blijven altijd behouden. Meer capaciteit kan klanten van de wachtlijst bevestigen zonder beurten of geld af te boeken. Een conflict met een zaal of lesgever, onvoldoende capaciteit of een gelijktijdige wijziging blokkeert de volledige aanpassing. Een toekomstige sessie kan niet naar het verleden of buiten de reeksdatums verplaatst worden, ook niet als ze handmatig vanuit een eerdere week werd verplaatst.

Deze actie maakt of annuleert geen sessies. Een vroegere einddatum verwijdert geen bestaande sessies; annuleer die indien nodig afzonderlijk.

Eén sessie uit de reeks wijzigen

Open de bewerkingsfunctie van de betrokken sessie om de instellingen te wijzigen. Een sessie uit een herhaling kan dus afzonderlijk worden aangepast; daarmee wordt niet de volledige reeks herschreven.

U kunt de capaciteit niet verlagen tot onder het aantal deelnemers dat al bevestigd is. Een verhoging die plaatsen vrijmaakt kan klanten van de wachtlijst laten doorschuiven. Controleer daarom de deelnemers na een capaciteitswijziging.

Een herhaling stoppen

De actie Herhaling deactiveren biedt een afzonderlijke optie: Ook reeds gegenereerde toekomstige sessies annuleren.

Zonder die optie deactiveert u de herhaling, maar blijven de al aangemaakte sessies behouden. Met de optie worden de betrokken toekomstige sessies en hun inschrijvingen geannuleerd. Lees uw keuze na: een herhalingsregel stoppen en bestaande afspraken annuleren hebben verschillende gevolgen.

Deelnemers toevoegen en opvolgen

1. Klik op een sessie in de kalender: de Deelnemers verschijnen direct in de details, zonder een tweede venster te openen.
2. Bekijk het aantal bezette plaatsen en het aantal personen op de wachtlijst.
3. Selecteer een klant en klik op Toevoegen.
4. Controleer het resultaat: Bevestigd of Op wachtlijst.

Sessies in een reeks tonen een herhalingsicoon in de maand-, week- en dagweergave, ook na afzonderlijke wijzigingen. Hun details bieden Herhaling wijzigen om het formulier van de gekoppelde reeks te openen met dezelfde toepassingsopties. Een uitgeschakelde reeks wordt aangeduid en kan niet worden gewijzigd. De beschikbare acties hangen af van uw rechten.

Als er een plaats beschikbaar is, wordt de klant bevestigd. Is de sessie volzet en de wachtlijst ingeschakeld, dan komt de klant op die lijst terecht. Zonder wachtlijst weigert een volle sessie een nieuwe inschrijving. Voeg dezelfde klant niet tweemaal aan dezelfde sessie toe.

Toevoegen via het beheer regelt de plaatsing van de klant. Het start niet automatisch het betalende Réservéo-traject: ga er niet van uit dat het toevoegen van een deelnemer in dit venster een beurt heeft verbruikt of het tarief heeft geïnd.

Een plaats vrijmaken

Gebruik Inschrijving annuleren, vul de reden in en bevestig. Wanneer een bevestigde plaats vrijkomt, kan de eerste klant op de wachtlijst doorschuiven, volgens de volgorde van die lijst.

Voorbeeld: een sessie met tien plaatsen heeft tien bevestigingen en twee personen op de wachtlijst. De annulering van een bevestigde deelnemer kan de eerste wachtende naar de bevestigde deelnemers laten doorschuiven. Als Réservéo een betaling vraagt, wordt bij dat doorschuiven niet automatisch afgerekend: de klant moet de betaling in het eigen account afronden.

Het thema van Réservéo kiezen

Onder Groepslessen → Lesaanbod biedt Uiterlijk van Réservéo Koraal, Oceaan, Bos, Pruim, Goud, Middernacht, Antraciet en Zwart & Goud aan. Koraal is het standaardthema. Goud combineert ivoor en goud; Middernacht, Antraciet en Zwart & Goud zijn donker, inclusief formulieren en sessiekaarten. De keuze staat los van de lichte/donkere modus van uw browser.

Selecteer een voorbeeld en klik op Thema toepassen om de keuze voor de actieve organisatie op te slaan. Zonder toepassen verandert er niets. U hebt wijzigingsrechten voor groepslessen nodig; met alleen leesrechten kunt u het huidige thema bekijken.

Het thema geldt voor de planning-, aanmeld-, account-, beurtenkaarten- en reservatiepagina’s, ook op het subdomein van de organisatie. Vernieuw Réservéo om de wijziging te zien; de planning kan één minuut in de cache blijven. Reservaties, betalingen en e-mailthema’s blijven ongewijzigd.

Betalen in Réservéo instellen

Met de kaart Betaling van Réservéo-inschrijvingen kunt u betaling voor nieuwe inschrijvingen activeren en de toegestane methoden kiezen:

• Credits: één beurt per sessie, op voorwaarde dat er een geldig saldo is.
• Online betalen in euro: betalen via de dienstverlener die voor de organisatie geconfigureerd is.
• Ter plaatse betalen in euro: een verschuldigd bedrag dat het team moet innen en registreren.

Het tarief in euro gebruikt de prijs van de les inclusief btw, berekend met haar eigen tarief en btw-beleid. Zonder geactiveerde betaling behoudt het traject de eerdere gratis werking. Een wijziging van deze instelling brengt oude inschrijvingen niet met terugwerkende kracht in rekening.

De wachtlijst veroorzaakt geen afboeking of aanrekening. Een bevestigde inschrijving kan nog steeds Betaling verwacht tonen: een plaatsbevestiging en een betaling zijn twee afzonderlijke statussen. Markeer een betaling niet als ontvangen alleen omdat de persoon tussen de deelnemers staat.

Het Réservéo-klanttraject gebruikt een aanmelding via een e-maillink en een uitdrukkelijke bevestiging. Beloof momenteel geen openbare zelfbediening om te annuleren: uw team behandelt annuleringsverzoeken vanuit het dashboard.

De openbare planning toont een week op grote schermen en een geselecteerde dag op mobiel, met filters voor activiteit, locatie en beschikbare plaatsen. Het account en de beurtenkaarten zijn volledige pagina's met dezelfde opmaak als de planning, zonder modaal venster. Na bevestiging van een online betaling gaat de klant rechtstreeks naar de betaalprovider. Openstaande betalingen kunnen bij de betrokken inschrijving of beurtenkaart worden hervat; na terugkeer wordt de status gedurende korte tijd automatisch vernieuwd. Alleen terugkeren in de browser bevestigt nooit een betaling en kent geen beurten toe.

E-mails en facturen voor groepslessen

Nieuwe inschrijvingen leiden tot een bevestiging of wachtlijstbericht. Een promotie, wijziging van uur/zaal/lesgever of annulering leidt tot een opvolgmail. Betaalberichten onderscheiden een openstaand bedrag, een volledig ontvangen betaling en een gebruikte beurt. Een betaalde bundelaankoop bevestigt de toegekende beurten. Deze e-mails zijn in het Frans en gebruiken de huisstijl van de organisatie; een klantadres en werkende e-maildienst zijn nodig. Verzending gebeurt op de achtergrond met nieuwe pogingen bij fouten.

Activeer in Instellingen > Facturatie de optie Groepslessen en bundels om toekomstige volledige betalingen in euro te factureren. De optie is standaard uitgeschakeld en staat los van opleidingen en klassieke reservaties. Een betaling ter plaatse moet eerst bij betalingen als ontvangen geregistreerd worden. Gratis sessies en sessies betaald met beurten worden niet opnieuw gefactureerd: de bundel wordt bij aankoop gefactureerd. Er wordt geen inhaalverwerking van vroegere betalingen gestart. Facturatiegegevens en e-mail-/opslagdiensten moeten volledig zijn; documenten blijven beschikbaar in de gebruikelijke facturatieomgeving.

Beurtenkaarten aanmaken en beurten toekennen

In Beurtenkaarten en beurten:

1. Maak een beurtenkaart aan met een naam, een aantal beurten en indien nodig een geldigheidsduur.
2. Vul een prijs in wanneer u die nodig hebt.
3. Schakel voor online verkoop in Réservéo deze optie uitdrukkelijk in op de kaart en controleer de prijs exclusief btw en de btw-regeling.
4. Selecteer een klant in de sectie met beurten.
5. Bekijk het beschikbare saldo en de toegekende bundels.
6. Gebruik voor een toekenning via het beheer Beurten toekennen, met een beurtenkaart of een vrije toekenning en een nuttige interne notitie.
7. Controleer de historiek van de bewegingen na de handeling.

Een toekenning via het beheer bewijst niet dat een beurtenkaart betaald is. Bij een online aankoop worden de beurten toegekend nadat de volledige betaling bevestigd is; hun geldigheid begint op het moment van toekenning. Een beurtenkaart deactiveren verhindert het toekomstige gebruik als actief aanbod, maar verwijdert geen al toegekende beurten.

Annuleringen en financiële gevolgen

Als u via het beheer een met beurten betaalde inschrijving annuleert, wordt de beurt teruggezet op de oorspronkelijke bundel, zonder de geldigheid te verlengen. Als die bundel vervallen is, is een teruggezette beurt dus niet noodzakelijk beschikbaar voor een nieuwe sessie.

Terugbetalingen in euro worden niet automatisch uitgevoerd door deze annulering. Daarvoor is een afzonderlijke financiële handeling nodig. Een lopende betaling kan de annulering blokkeren: controleer de status voordat u het opnieuw probeert.

De aankoop van een beurtenkaart heeft gevolgen voor de al toegekende beurten. Start geen algemene terugbetaling in de veronderstelling dat de beurten automatisch worden teruggenomen: laat het dossier en de geschikte procedure controleren.

Snel problemen oplossen

De activiteit wordt niet aangeboden

Controleer of de activiteit geactiveerd is voor groepslessen en gekoppeld is aan de zaal en lesgever. Controleer ook de rechten van het account.

De klant heeft beurten maar kan ze niet gebruiken

Controleer de organisatie, de geldigheidsdata van de bundels, het beschikbare saldo en of betalen met beurten toegestaan is. Verwar het aantal ooit toegekende beurten niet met het aantal dat nog bruikbaar is.

Er ontbreken sessies in een reeks

Controleer voor welke periode sessies gegenereerd zijn, de einddatum en de conflicten die bij het aanmaken gemeld zijn. Een melding van overgeslagen conflicten betekent dat bepaalde sessies niet aangemaakt zijn; controleer de middelen voordat u die sessies handmatig toevoegt.