Organiser les cours collectifs, packs et crédits

Quand utiliser les cours collectifs ?

Le module Cours collectifs gère une séance à horaire fixé à laquelle plusieurs clients peuvent s'inscrire individuellement. Chaque séance possède une activité, un animateur, une salle, une durée, une capacité et éventuellement une liste d'attente.

Utilisez ce module pour un atelier hebdomadaire de douze places, par exemple. Une réservation classique protège plutôt un créneau pour une prestation ; une formation possède son propre suivi de dates et d'attestations. Ces trois parcours ne sont pas interchangeables.

Le menu comporte une section dédiée Cours collectifs, avec les accès Calendrier, Cours proposés et Packs et crédits. Votre organisation doit disposer du module et votre compte des droits nécessaires. Le portail public Réservéo est un espace distinct, lorsqu'il est configuré pour votre organisation.

Préparer un cours collectif

1. Ouvrez Cours collectifs → Cours proposés, puis cliquez sur Nouveau cours.
2. Renseignez le nom, la description et la durée du cours.
3. Définissez son prix HTVA et sa politique de TVA.
4. Sélectionnez les animateurs et les salles autorisés.
5. Renseignez la capacité par défaut, la liste d'attente et éventuellement les calories.
6. Activez le cours lorsqu'il est prêt à être proposé.
7. Enregistrez puis ouvrez le calendrier pour créer ses séances.

Ce catalogue est indépendant des services de réservation classiques : créer ou modifier un cours ne crée ni ne modifie un service. Un cours peut être préparé sans affectations, mais il doit être actif et lié à la salle et à l'animateur choisis pour planifier une séance. Désactiver un cours le masque dans Réservéo sans supprimer ses séances, inscriptions ni règlements existants.

Créer une séance ponctuelle

1. Dans le calendrier, cliquez sur Nouvelle séance.
2. Sélectionnez l'activité, l'animateur et la salle.
3. Renseignez la date, l'heure et la durée en minutes.
4. Vérifiez la capacité et la liste d'attente proposées pour cette séance.
5. Créez la séance et contrôlez son emplacement dans le calendrier.

Bookelio vérifie les conflits avec d'autres cours collectifs et avec les réservations existantes de la salle ou du membre. Un conflit peut donc provenir d'un rendez-vous individuel que vous ne voyez pas dans la seule vue des cours collectifs.

Le calendrier reprend les mêmes vues Mois, Semaine et Jour que les réservations simples. Les flèches chargent la période choisie, sans limite aux huit prochaines semaines ; Aujourd'hui revient à la date courante. Cliquez sur un jour pour le détailler, puis sur une séance pour accéder aux participants, à la modification ou à l'annulation. Nouvelle séance préremplit la date sélectionnée : vérifiez l'heure avant de confirmer. Naviguer dans le calendrier ne crée aucune séance.

Planifier une récurrence hebdomadaire

Le bouton Nouvelle récurrence est directement accessible au-dessus du calendrier, à côté de Nouvelle séance, et en haut de Cours proposés. Il ouvre le même formulaire depuis ces deux accès. Le panneau Récurrences hebdomadaires, sous le calendrier, reste disponible pour consulter et arrêter les séries existantes.

1. Cliquez sur Nouvelle récurrence, sans devoir déplier le panneau des séries.
2. Choisissez l'activité, l'animateur et la salle.
3. Définissez le jour, la première date, l'heure locale et le fuseau horaire.
4. Renseignez la durée et les paramètres de capacité.
5. Indiquez une date de fin si la série est limitée.
6. Créez la récurrence et lisez le résultat de génération.
7. Vérifiez le nombre de séances créées et les conflits éventuellement ignorés.

La création génère par défaut un horizon de douze semaines, sous réserve de la date de fin. Une récurrence sans date de fin ne signifie pas que toutes les séances futures existent déjà indéfiniment. Contrôlez régulièrement votre horizon réellement planifié.

Le fuseau horaire est important pour conserver une heure locale cohérente, notamment lors des changements d'heure. Pour un cours à 18 h, renseignez l'heure locale attendue et le fuseau correspondant, plutôt que de décaler manuellement chaque séance.

Modifier la récurrence

Dans Récurrences hebdomadaires, cliquez sur Modifier à côté de la série :

1. Ajustez le jour, l'heure, le fuseau horaire, l'animateur, la salle, la durée, la capacité, la liste d'attente ou la date de fin. Le cours et la première date restent inchangés.
2. Choisissez À la règle uniquement (par défaut) pour conserver les séances déjà créées, Séances futures non modifiées manuellement pour préserver les exceptions individuelles, ou Toutes les séances futures pour appliquer aussi la règle aux séances modifiées manuellement.
3. Enregistrez et vérifiez le nombre de séances mises à jour. Le calendrier et la liste sont actualisés.

L'option Toutes les séances futures remplace les ajustements manuels d'horaire, d'animateur, de salle, de durée, de capacité et de liste d'attente. Les deux autres choix conservent ces exceptions. Les séances passées ou annulées, les inscriptions et les paiements sont toujours conservés. Une capacité accrue peut promouvoir des clients en attente, sans les débiter. Un conflit de salle/animateur, une capacité insuffisante ou une édition concurrente bloque toute la modification. Une séance future ne peut pas être déplacée dans le passé ou hors des dates de la série, même si elle avait été déplacée manuellement depuis une ancienne semaine.

Cette action ne crée et n'annule aucune séance. Une date de fin plus proche ne supprime pas les séances déjà générées ; annulez-les séparément si nécessaire.

Modifier une seule occurrence

Ouvrez la modification de la séance concernée pour changer ses paramètres. Une séance issue d'une récurrence peut ainsi être ajustée individuellement ; cela ne réécrit pas toute la série.

Vous ne pouvez pas réduire la capacité en dessous du nombre de participants déjà confirmés. Une augmentation laissant des places disponibles peut faire avancer des clients de la liste d'attente. Vérifiez donc les participants après une modification de capacité.

Arrêter une récurrence

L'action Désactiver la récurrence propose une option distincte : Annuler également les séances futures déjà générées.

Sans cette option, vous désactivez la récurrence mais conservez les séances déjà créées. Avec l'option, les futures séances concernées et leurs inscriptions sont annulées. Relisez votre choix : arrêter une règle de répétition et annuler des engagements existants sont deux conséquences différentes.

Ajouter et suivre les participants

1. Cliquez sur une séance dans le calendrier : les Participants s'affichent directement dans sa fiche, sans ouvrir une seconde fenêtre.
2. Consultez le nombre de places occupées et le nombre de personnes en attente.
3. Sélectionnez un client et cliquez sur Ajouter.
4. Vérifiez le résultat : Confirmé ou En attente.

Les séances d'une série portent une icône de récurrence dans les vues mois, semaine et jour, même lorsqu'elles ont été modifiées individuellement. Leur fiche propose Modifier la récurrence pour ouvrir le formulaire de la série liée, avec les mêmes choix de portée. Une série désactivée est signalée et ne peut pas être modifiée. Les actions disponibles dépendent de vos permissions.

Si une place est disponible, le client est confirmé. Si la séance est complète et la liste d'attente active, il rejoint cette liste. Sans liste d'attente, une séance complète refuse une nouvelle inscription. Un même client ne doit pas être ajouté deux fois à la même séance.

L'ajout administratif gère le placement du client. Il ne lance pas automatiquement le parcours payant Réservéo : ne supposez pas qu'ajouter un participant depuis ce dialogue a consommé un crédit ou encaissé son tarif.

Libérer une place

Utilisez Annuler l'inscription, indiquez le motif et confirmez. Lorsqu'une place confirmée est libérée, le premier client en liste d'attente peut être promu, selon l'ordre d'attente.

Exemple : une séance de dix places affiche dix confirmations et deux personnes en attente. L'annulation d'une personne confirmée peut faire passer la première personne en attente dans les confirmations. Si un règlement est demandé dans Réservéo, cette promotion ne débite pas automatiquement le client : il doit finaliser son règlement dans son compte.

Choisir le thème de Réservéo

Dans Cours collectifs → Cours proposés, la section Apparence de Réservéo propose Corail, Océan, Forêt, Prune, Or, Minuit, Anthracite et Noir & Or. Corail est le thème par défaut. Or associe ivoire et doré ; Minuit, Anthracite et Noir & Or sont sombres, y compris les formulaires et les cartes de séances. Le choix est indépendant du mode clair/sombre de votre navigateur.

Sélectionnez un aperçu, puis cliquez sur Appliquer le thème pour enregistrer le choix de l’organisation active. Sans application, rien ne change. Le droit de modification des cours collectifs est nécessaire ; un accès en lecture permet seulement de consulter le thème.

Le thème concerne le planning, la connexion, le compte, les packs et les pages de réservation, y compris sur le sous-domaine de l’organisation. Rechargez Réservéo pour voir le changement ; le planning peut conserver son cache pendant une minute. Les réservations, paiements et thèmes des emails restent inchangés.

Configurer le règlement Réservéo

La carte Règlement des inscriptions Réservéo permet d'activer un règlement pour les nouvelles inscriptions et de choisir les méthodes autorisées :

• Crédits : un crédit par séance, sous réserve d'un solde valide.
• Euros en ligne : paiement par le prestataire configuré pour l'organisation.
• Euros sur place : montant dû à encaisser et à rapprocher par l'équipe.

Le tarif en euros reprend le prix TTC du cours, calculé avec son propre tarif et sa politique de TVA. Sans règlement activé, le parcours conserve son fonctionnement gratuit historique. Modifier ce réglage ne facture pas rétroactivement les anciennes inscriptions.

La liste d'attente n'entraîne aucun débit. Une inscription confirmée peut encore afficher Règlement attendu : confirmation de place et règlement sont deux états séparés. Ne marquez pas un paiement comme reçu simplement parce que la personne apparaît parmi les participants.

Le parcours client Réservéo repose sur une connexion par lien e-mail et une confirmation explicite. L'annulation publique en libre-service n'est pas un parcours disponible à promettre actuellement ; votre équipe gère les demandes d'annulation depuis le tableau de bord.

Le planning public affiche une semaine sur grand écran et un jour sélectionné sur mobile, avec des filtres par activité, lieu et places disponibles. Mon compte et Crédits & packs sont des pages dans le même cadre que le planning : inscriptions, solde et achats sont accessibles sans modale. Après confirmation d'un règlement en ligne, le client est directement redirigé vers le prestataire. Un paiement en attente peut être repris depuis l'inscription ou le pack concerné ; au retour, le statut se vérifie automatiquement pendant quelques instants. Le retour du navigateur ne suffit jamais à confirmer le paiement ou à ajouter des crédits.

Emails et facturation des cours collectifs

Les nouvelles inscriptions déclenchent une confirmation ou un avis de liste d'attente. Une promotion, une modification d'horaire/salle/animateur ou une annulation donne lieu à un email de suivi. Les avis de règlement distinguent un montant dû, un paiement intégral reçu et un crédit consommé. Un achat de pack réglé confirme les crédits attribués. Ces emails sont en français et reprennent l'apparence de l'organisation ; une adresse client et un service email opérationnels sont nécessaires. Les envois sont traités en arrière-plan et réessayés en cas d'erreur.

Dans Paramètres > Facturation, activez Cours collectifs et packs pour facturer les prochains encaissements intégraux en euros. L'option est désactivée par défaut et indépendante des formations/réservations classiques. Un règlement sur place doit d'abord être enregistré comme reçu dans les paiements. Les séances gratuites et celles réglées en crédits ne sont pas facturées à nouveau : le pack est facturé à l'achat. Aucun rattrapage des anciens encaissements n'est lancé. Les coordonnées de facturation et services email/stockage doivent être complets ; les documents restent accessibles dans la facturation habituelle.

Créer des packs et attribuer des crédits

Dans Packs et crédits :

1. Créez un pack avec un nom, une quantité de crédits et, si nécessaire, une durée de validité.
2. Renseignez son prix lorsque vous en avez l'usage.
3. Pour la vente en ligne dans Réservéo, activez explicitement cette option sur le pack et vérifiez le prix HTVA ainsi que la politique de TVA.
4. Sélectionnez un client dans la section de crédits.
5. Consultez son solde disponible et ses lots attribués.
6. Pour une attribution administrative, utilisez Attribuer des crédits avec un pack ou une attribution libre et une note interne utile.
7. Contrôlez l'historique des mouvements après l'opération.

Une attribution administrative n'est pas la preuve du paiement d'un pack. Dans un achat en ligne, les crédits sont attribués après confirmation du règlement complet ; leur validité démarre à l'attribution. Désactiver un pack empêche son usage futur comme offre active mais ne supprime pas les crédits déjà attribués.

Annulations et conséquences financières

L'annulation administrative d'une inscription réglée en crédits restitue le crédit au lot d'origine, sans prolonger sa validité. Si ce lot est expiré, un crédit restitué n'est donc pas nécessairement disponible pour une nouvelle séance.

Les remboursements en euros ne sont pas automatiquement exécutés par cette annulation. Ils nécessitent une action financière distincte. Un paiement en cours peut bloquer l'annulation : vérifiez son statut avant de réessayer.

Les achats de packs ont une conséquence sur les crédits déjà accordés. Ne lancez pas un remboursement générique en supposant que les crédits seront automatiquement repris : faites vérifier le dossier et la procédure adaptée.

Dépannage rapide

L'activité n'est pas proposée

Vérifiez son activation pour les cours collectifs et ses associations avec la salle et l'animateur. Consultez également les droits du compte.

Le client possède des crédits mais ne peut pas les utiliser

Contrôlez l'organisation, les dates de validité des lots, le solde disponible et l'autorisation du règlement par crédits. Ne confondez pas le nombre historiquement attribué avec le nombre encore utilisable.

Il manque des séances dans une série

Vérifiez l'horizon de génération, la date de fin et les conflits signalés à la création. Un nombre de conflits ignorés signifie que certaines occurrences n'ont pas été créées ; contrôlez les ressources avant de les ajouter manuellement.