Configurer l’entreprise, la facturation et les services

Comprendre les niveaux de configuration

Les paramètres de l’organisation influencent les opérations de toute votre équipe : identité commerciale, taxes, e-mails ou facturation automatique. Les préférences de Mon compte concernent votre utilisateur ou votre appartenance personnelle à cette organisation. Enfin, certaines capacités sont activées par l’administrateur de la plateforme et ne sont pas des réglages librement modifiables dans votre tableau de bord.

Vérifiez l’organisation active avant de modifier un paramètre. Si vous gérez plusieurs entreprises, une valeur correcte pour l’une peut être incorrecte pour l’autre. Les droits de consultation des paramètres et les droits de modification sont distincts ; contactez un responsable si vous ne disposez pas des actions nécessaires.

Champs personnalisés par organisation

Dans Paramètres → Champs personnalisés, choisissez Clients, Formations ou Dates de formation. Les définitions et leurs valeurs appartiennent uniquement à l'organisation active. Par exemple fictif : un niveau de langue sur un client, un code interne sur une formation ou une consigne d'accès sur une date.

1. Ajoutez un libellé, une clé technique stable, un type et éventuellement un texte d'aide.
2. Choisissez texte court, texte long, nombre, date, case à cocher, choix unique ou choix multiple. Pour les listes, saisissez une option par ligne.
3. Enregistrez explicitement le champ. L'ordre d'affichage, le libellé et l'aide restent modifiables.
4. Ouvrez le formulaire de modification de la fiche concernée. Les champs personnalisés sont directement à la suite du bouton de sauvegarde principal, sans cadre séparé. Saisissez les valeurs et cliquez sur Enregistrer les champs personnalisés. Cette action est séparée de l'enregistrement de la fiche principale ; créez d'abord une nouvelle fiche avant de renseigner ses champs.

La configuration nécessite les droits de lecture/modification des paramètres. La consultation et la saisie des valeurs suivent les droits de lecture/modification du module clients ou formations. L'accès au formulaire conserve ses droits de modification habituels ; il n'y a pas de bouton ou de fenêtre de consultation séparée. Le module correspondant doit être accessible.

La clé et le type ne changent plus après création. Une liste peut recevoir de nouvelles options, mais les options existantes ne peuvent pas être retirées ou renommées. Archivez un champ pour le remplacer : ses valeurs restent visibles en lecture seule et sont récupérées à sa réactivation. La limite est de 100 champs par catégorie et organisation, archives comprises, avec 100 options par liste.

Les champs sont facultatifs et internes à Bookelio : ils ne s'affichent pas sur Réservéo, les sites ou les formulaires d'inscription, ni automatiquement dans les e-mails, exports ou filtres. Effacer une valeur est différent de conserver zéro ou une case décochée. Un conflit d'enregistrement impose de recharger et de vérifier les modifications. Une fusion de clients conserve les valeurs, mais refuse des réponses contradictoires pour un même champ ; réconciliez-les avant de relancer la fusion.

Les champs s’actualisent automatiquement au retour dans l’onglet, à la reconnexion et toutes les 30 secondes lorsque la page est active, tant qu’aucune saisie n’est en cours. Une saisie fige les données affichées pour protéger le brouillon. Recharger apparaît uniquement après une erreur ou un conflit : une confirmation est demandée avant d’abandonner des modifications, et un rechargement échoué les conserve.

Documents légaux pour vos sites

Dans Organisation → Documents légaux, créez un texte avec un identifiant stable (mentions-legales, confidentialite, etc.), une langue (fr, en, nl-BE), un titre et un contenu rédigé dans l'éditeur visuel. Utilisez sa barre d'outils pour les titres, gras/italique, listes, liens et tableaux ; le résultat reste enregistré en Markdown pour vos sites. Vérifiez l'aperçu puis enregistrez. Un nouveau texte reste en brouillon tant que Publier ce document n'est pas coché. Un document publié ne peut pas être vide. Chaque traduction est distincte ; aucun repli linguistique n'est automatique.

Enregistrer un document publié met immédiatement à jour son contenu public. Décochez la publication pour le retirer ; la suppression est définitive après confirmation. Il n'y a pas d'historique ni de brouillon distinct d'une version publiée : conservez une copie si nécessaire. Consultation, modification et suppression nécessitent les droits correspondants sur les paramètres.

Le site peut utiliser organization.legalDocuments.list/get (API V1-r34), ou GET /api/v1/organization/{organizationId}/legal-documents/{slug}/{locale}. Les listes sont paginées et les brouillons invisibles. Son développeur doit connecter ces lectures et actualiser le cache ; aucun site existant n'est modifié automatiquement. Le rendu doit désactiver le HTML brut et sécuriser les liens. Publier ne certifie pas la conformité juridique et ne recueille pas de consentement.

Choisir l'abonnement Bookelio de l'organisation

Avec une connexion de facturation Bookelio, Paramètres → Mon abonnement Bookelio permet au propriétaire (owner) d'appliquer un plan actif dès confirmation. Si un montant est dû, la page propose Payer maintenant ; les droits payants dépendent du règlement vérifié ou de la grâce éventuelle. Les autres rôles autorisés conservent la consultation. Consulter les plans ne crée aucun abonnement. Si le profil de facturation est incomplet et qu'aucun client n'est déjà lié, complétez les informations de l'entreprise avant de confirmer. Le guide des abonnements détaille la première souscription, le changement immédiat, le prorata et la reprise.

Les plans sont fournis uniquement par le fournisseur externe, même si sa connexion par URL vise la même instance. Aucun ancien plan local, défaut ou réglage par fonctionnalité ne remplace ce fournisseur. Sans fournisseur, une organisation non legacy ne reçoit aucun accès aux fonctionnalités. Une organisation legacy, marquée explicitement par un superadministrateur, affiche au contraire son exemption sans sélecteur : elle accède à toutes les fonctionnalités globalement actives, sous réserve des permissions de chaque membre. Le propriétaire ne peut pas activer lui-même ce statut. Il n'annule aucun abonnement ni impayé chez le vendeur.

Renseigner l’identité de l’entreprise

1. Ouvrez les paramètres des informations de l’entreprise.
2. Complétez la raison sociale et l’identifiant fiscal avec le type approprié.
3. Vérifiez le pays, la rue, le numéro, l’éventuelle boîte, le code postal et la ville. Le pays utilise la même liste complète que les fiches clients, traduite et regroupée en pays proches, Union européenne et reste du monde.
4. Ajoutez le site web, l’e-mail et le téléphone de contact souhaités.
5. Renseignez les comptes bancaires utiles, puis le nom et la signature du responsable lorsque votre usage le nécessite.
6. Enregistrez et vérifiez ensuite un aperçu de document ou d’e-mail concerné.

Le nom d’affichage utilisé pour choisir l’organisation n’est pas un substitut à sa raison sociale. Les e-mails portant l’identité de l’entreprise utilisent les informations commerciales renseignées ; il est donc utile de les compléter avant les premiers envois, et pas uniquement avant la première facture.

Contrôlez les données bancaires avec une attention particulière. Le formulaire permet plusieurs comptes et une option de génération de QR code pour les comptes concernés. La présence d’un compte dans vos paramètres ne signifie pas que Bookelio a vérifié sa titularité ou qu’il exécute des virements.

Ajouter un logo et une signature

Le champ de logo propose un téléversement et des actions de remplacement ou retrait. Il peut également recevoir une adresse d’image par le dialogue prévu. Préférez une image lisible sur fond clair et vérifiez sa taille dans l’aperçu des documents et e-mails qui l’utilisent.

Le stockage de fichiers doit être opérationnel pour les téléversements. Si l’image apparaît dans le formulaire mais ne peut pas être enregistrée ou réaffichée, vérifiez le message d’erreur avant de multiplier les versions. Une URL copiée depuis un espace privé externe peut être inaccessible à un destinataire : utilisez le téléversement prévu lorsque possible.

Le nom et la signature du responsable servent aux documents qui les exploitent, notamment les attestations de formation. La signature est une donnée à maintenir avec la même attention que les autres éléments d’identité de l’entreprise.

Configurer les politiques de TVA

Les politiques de TVA permettent de réutiliser un taux et une catégorie, avec des exceptions par pays. Une politique possède un nom, un taux par défaut, une catégorie fiscale et, selon le cas, les justifications d’exonération. Le formulaire permet également de paramétrer l’application de l’autoliquidation et des règles par pays.

Créez des noms explicites correspondant à vos usages et associez ensuite les politiques aux offres concernées. Vérifiez les valeurs qui sont préremplies : un taux proposé automatiquement n’est pas une recommandation fiscale pour votre entreprise.

Les prix d’offres saisis hors TVA et les prix publics TVA comprise ne sont pas la même valeur. Pour vérifier un cas, partez du prix hors TVA, du client et de son pays, puis comparez le résultat dans le parcours concerné. Changer une politique ne constitue pas une correction des factures déjà créées. En cas d’incertitude sur la catégorie à choisir, faites valider le paramétrage par votre responsable comptable.

Choisir les automatismes de facturation

Paramètres de facturation présente trois choix indépendants :

• Réservations de créneaux : génération d’une facture après leur paiement.
• Inscriptions aux formations : génération d’une facture après paiement.
• Facture lors de l’appel du solde : génération sur les demandes non payées lorsque la date de demande du paiement complet est atteinte.

Chaque modification est enregistrée par l’action sur le réglage. Attendez la confirmation de sauvegarde. Ces automatismes nécessitent un service d’e-mail et un stockage valides. Les factures générées après paiement sont transmises par e-mail et, lorsque c’est possible, par Peppol ; le rappel de solde utilise le lien vers la page de paiement.

Activer ces réglages ne doit pas être interprété comme une commande de régénération de tout votre historique. Vérifiez les prochaines opérations et les documents déjà liés avant toute création manuelle complémentaire. Le guide des factures explique les contrôles de paiement et de doublons.

Personnaliser les e-mails

Dans Thèmes des e-mails, choisissez un thème puis enregistrez. Les thèmes proposés comprennent Classique, Élégant, Corporate, Océan, Coucher de soleil, Lavande et Rose. L’aperçu aide à comparer les palettes ; les contenus métier restent ceux des messages envoyés.

Le pied de page des e-mails de l’organisation reprend le logo et les informations commerciales disponibles. Une campagne peut choisir un autre thème que celui de l’organisation sans changer ce réglage global. Les campagnes en HTML brut conservent leur propre présentation : elles ne sont pas recolorées automatiquement. Pour préparer une campagne complète, consultez Communication.

Connecter les services externes

La rubrique des identifiants de connexion — parfois intitulée Credentials — permet d’ajouter, modifier et supprimer des configurations. L’ajout actuellement proposé dans le tableau de bord couvre SMTP et Resend pour l’envoi d’e-mails, Mollie pour les paiements, S3 pour le stockage et Peppol pour la facturation électronique.

Bookelio prend aussi en charge des paiements Stripe lorsqu’ils sont configurés, mais cet écran ne propose pas de formulaire d’ajout Stripe. Faites intervenir le responsable technique pour ce cas au lieu de chercher un type absent de la liste.

Certains services par défaut peuvent être fournis par la plateforme en l’absence d’une configuration propre à l’organisation. Une liste locale vide ne signifie donc pas toujours qu’aucun service ne fonctionne. À l’inverse, ajouter une configuration incorrecte peut empêcher l’utilisation normale de celle prévue pour votre organisation. Coordonnez tout changement de fournisseur avec votre administrateur.

Ne partagez jamais les mots de passe et clés d’accès dans une capture ou un ticket de support. Ne supprimez pas une connexion pour la « tester » : cette action peut interrompre les e-mails, les paiements ou l’accès aux fichiers. Pour Peppol, l’activation de certains accès et la réception nécessitent en plus une intervention de la superadministration.

Préférences personnelles et variables avancées

Dans Mon compte, le récapitulatif quotidien des réservations est facultatif. Activez-le, choisissez l’heure et enregistrez votre profil. Le bouton d’envoi de test demande un récapitulatif de la journée, avec un objet marqué comme test, même si l’envoi quotidien n’est pas activé. L’horaire est interprété selon le fuseau configuré par la plateforme, pas comme un changement du fuseau de votre navigateur.

Les variables d’organisation constituent un réglage avancé. Leur éditeur affiche un avertissement parce qu’une valeur incorrecte peut modifier le fonctionnement d’un module ou d’un site connecté. Utilisez les écrans dédiés lorsqu’ils existent et ne créez pas une clé devinée pour tenter d’activer une fonctionnalité. Certaines variables internes sont protégées et ne sont pas modifiables depuis cette page.