Créer, transmettre et suivre les factures et les avoirs

Le rôle des documents dans Bookelio

La page Documents regroupe les factures, les notes de crédit — également appelées avoirs — et les documents entrants. Une facture décrit une vente. Un avoir matérialise une correction commerciale. Les encaissements et les remboursements restent suivis séparément dans les demandes de paiement.

Ce guide explique le fonctionnement du logiciel, pas le choix du traitement fiscal ou comptable. Faites valider vos taux, justifications d’exonération, règles de numérotation et procédures de correction par la personne responsable de votre comptabilité.

Préparer les informations nécessaires

Avant une première facture, complétez les paramètres de l’entreprise : raison sociale, identifiant fiscal, adresse, coordonnées et comptes bancaires utiles. Ajoutez votre logo si vous souhaitez le faire apparaître sur les PDF. Vérifiez également l’identité de facturation du client, son pays et son éventuel numéro de TVA.

Le document est créé à partir des informations fournies au moment de sa génération. Modifier ensuite une fiche client ou un tarif ne doit pas être considéré comme une correction d’une facture déjà émise. Relisez donc les données avant de valider.

Créer une facture directement

1. Dans Documents, choisissez Nouveau document et l’onglet Factures.
2. Sélectionnez le client, ou créez-le depuis le formulaire si nécessaire.
3. Vérifiez les coordonnées du vendeur et de l’acheteur.
4. Renseignez la date d’émission. Vous pouvez fournir un numéro de document si votre procédure l’exige ; sinon, laissez Bookelio le générer.
5. Renseignez l’échéance. Une facture de montant supérieur à zéro exige des conditions de paiement, y compris lorsque vous renseignez un montant déjà payé.
6. Ajoutez les lignes : description, quantité, unité, prix unitaire hors TVA, taux et catégorie de TVA. Complétez les justifications d’exonération lorsque le cas le nécessite.
7. Ajoutez éventuellement la référence acheteur et le montant déjà payé.
8. Relisez les totaux puis créez le document.

La sélection d’un client peut déclencher une vérification de son éligibilité à l’autoliquidation. L’indication affichée est une aide au paramétrage ; elle ne remplace pas la vérification de la nature de votre opération. Ne choisissez pas un taux nul uniquement pour faire disparaître une erreur de validation.

Bookelio contrôle le document structuré lors de sa création. Une erreur peut concerner des informations manquantes, une incohérence de taxe ou de total, ou un service de validation indisponible. Conservez le message exact et corrigez la cause identifiée.

Créer une facture depuis une demande de paiement

Si la vente possède déjà une demande de paiement, ouvrez son détail. L’action de création de facture apparaît lorsqu’aucune facture non supprimée n’est encore liée à cette demande.

La confirmation permet de préciser un numéro, une date d’émission et une échéance. Les lignes proviennent de la demande et la facture en reprend la langue. La boîte de dialogue pose aussi une question distincte : faut-il ajouter une opération de paiement terminé ?

Choisissez non si le règlement est déjà enregistré ou si vous créez une facture encore à payer. Choisissez oui uniquement lorsque vous devez effectivement enregistrer le paiement correspondant. Cette option ajoute un paiement externe ; elle ne prélève pas le client. Vérifiez particulièrement ce choix sur une demande comportant déjà un acompte afin de ne pas compter deux fois les sommes reçues.

Utiliser le montant déjà payé

Lors de la création directe d’une facture, le champ Montant déjà payé peut enregistrer un règlement reçu auparavant. Ce montant ne peut pas dépasser le total de la facture. Un montant positif crée un paiement externe terminé sur la demande liée.

Le document PDF et sa version structurée distinguent le prépaiement du montant restant dû. Exemple : une facture de 300 € avec 100 € déjà reçus doit présenter 200 € à payer. Si le montant dû atteint zéro, le PDF affiche l’indication de paiement correspondante.

Pour une facture existante encore impayée, l’action Marquer comme payée est proposée lorsque sa demande liée possède un solde positif. Elle sert à enregistrer un règlement réellement reçu, pas à déclencher un paiement bancaire.

Créer une note de crédit

1. Ouvrez Nouveau document et choisissez Notes de crédit.
2. Sélectionnez le client concerné.
3. Renseignez les informations du document et les lignes de la correction.
4. Indiquez la référence de la facture d’origine dans le champ prévu lorsqu’elle est pertinente.
5. Contrôlez les montants et les taxes avant de créer l’avoir.

La note de crédit dispose de son propre type de document : ne transformez pas arbitrairement toutes les quantités en nombres négatifs. Respectez le sens et les valeurs attendus par le formulaire et votre procédure comptable.

Créer un avoir ne transfère pas automatiquement de l’argent au client. Si une somme doit être restituée, traitez aussi le remboursement du paiement. De même, une annulation de formation ou de réservation et la correction des documents constituent des opérations distinctes à vérifier ensemble.

Consulter, transmettre et exporter

Chaque ligne de document propose l’aperçu PDF. Le menu d’actions permet le téléchargement PDF, le téléchargement XML lorsqu’une version structurée existe, l’envoi par e-mail lorsque les conditions sont réunies et l’envoi Peppol.

Le PDF est destiné à la lecture humaine. Le XML UBL contient les données structurées utilisées pour les échanges électroniques. Un téléchargement n’envoie rien au client ; l’envoi par e-mail et l’envoi Peppol sont deux actions différentes. Une facture envoyée n’est pas pour autant payée.

Filtrez les documents sortants par période et client. Le tri prend en charge notamment le numéro, la date d’émission, l’échéance et le total. L’export rassemble les documents correspondant aux filtres dans une archive ZIP, avec les PDF, les XML ou les deux selon l’option choisie.

Prorata et offres des abonnements logiciels

Un changement immédiat d'abonnement peut créer une demande de paiement complémentaire au prorata. Elle suit le choix de facturation du vendeur décrit ci-dessous ; les factures déjà émises restent inchangées. Sans supplément restant à payer, aucun paiement fictif n'est enregistré.

Une réduction reportée après une baisse de plan ou de sièges est une remise commerciale HTVA sur de prochaines charges du même abonnement. Elle est déduite avant TVA et apparaît dans les nouveaux montants facturés. Ce n'est pas une note de crédit comptable corrigeant la facture précédente, ni un remboursement bancaire. Les remboursements génériques d'abonnements ayant des ajustements sont bloqués en attendant une réconciliation adaptée ; ne simulez pas un remboursement avec un paiement négatif.

Une offre de mois gratuits s'applique à une période future éligible : elle n'efface aucune facture et ne solde aucun impayé. Le cycle offert ne crée pas de demande de paiement ni de facture automatique. Consultez le guide des abonnements logiciels pour choisir les options commerciales et consulter leur historique.

Automatisation et limites importantes

Peppol est facultatif pour tous les types de factures : réservations, formations, cours collectifs, packs, appels de solde et abonnements logiciels. Son absence n'empêche ni l'activation de la facturation ni l'envoi par e-mail. L'envoi automatique via Peppol intervient uniquement si le service est configuré, l'accès d'émission activé et le destinataire compatible. Les contrôles d'un envoi Peppol restent applicables ; la validation des documents n'est pas désactivée.

Le réglage Cours collectifs et packs ajoute une automatisation indépendante, désactivée par défaut, après les prochains encaissements intégraux en euros des séances et achats de packs. Les règlements sur place doivent être enregistrés comme reçus. Les séances gratuites ou réglées en crédits ne sont pas facturées de nouveau. Les paiements partiels ou dont le montant net est insuffisant après remboursement ne déclenchent pas de facture. Les emails et factures sont traités en arrière-plan, avec reprise sur erreur ; aucun ancien paiement n'est automatiquement rattrapé.

Dans Paramètres de facturation, les trois réglages liés aux réservations et formations restent indépendants : génération après paiement des réservations de créneaux, génération après paiement des formations et génération lors de l’appel du solde d’une formation. Les factures générées après paiement sont envoyées par e-mail et, lorsque possible, par Peppol. Le rappel de solde conserve son lien vers l’interface de paiement. Ces fonctions nécessitent des services d’e-mail et de stockage opérationnels.

La carte Factures des abonnements logiciels propose un réglage distinct pour les ventes d’abonnements logiciels : Après paiement intégral — par défaut ou À la création de la demande de paiement. Le premier conserve le fonctionnement historique. Le second génère et transmet une facture même lorsque la demande n’est pas encore réglée ; il exige des services d’e-mail et de stockage configurés. Pendant l’enregistrement, les commandes du formulaire sont temporairement désactivées pour éviter des modifications concurrentes.

Le choix s’applique seulement aux futurs cycles payants de l’organisation vendeuse. Les cycles et demandes déjà créés gardent leur règle, et les plans gratuits ou essais sans demande de paiement n’ont pas de facture automatique. Pour une facture déclenchée à la création de la demande, la date d’émission et l’échéance sont la date de création de cette demande : elle est exigible à l’émission. Le délai de grâce éventuel autorise temporairement l’usage du logiciel, mais ne repousse pas cette échéance.

Une erreur de génération ou de livraison peut retarder la disponibilité du document ; le worker réessaie sans créer une seconde facture. Le paiement ultérieur réutilise la facture déjà émise sans remplacer son PDF/XML. Suivez le règlement actualisé dans la demande liée : émettre une facture ne marque jamais le client comme ayant payé et n’accorde pas à lui seul de fonctionnalités. Le moment de génération des factures et les droits d’accès sont deux réglages indépendants.

Le tableau de bord ne propose pas la suppression des factures. Ne cherchez pas à faire disparaître une pièce pour corriger une vente. En cas d’erreur, identifiez la correction appropriée avec votre responsable et examinez les pièces liées depuis la demande de paiement.