Facturen en creditnota's aanmaken, versturen en opvolgen

De rol van documenten in Bookelio

De pagina Documenten bevat facturen, creditnota's — ook tegoednota's genoemd — en ontvangen documenten. Een factuur beschrijft een verkoop. Een creditnota legt een commerciële correctie vast. Ontvangen betalingen en terugbetalingen worden afzonderlijk opgevolgd via de betalingsverzoeken.

Deze gids legt uit hoe de software werkt, niet welke fiscale of boekhoudkundige verwerking u moet kiezen. Laat uw tarieven, vrijstellingsgronden, nummeringsregels en correctieprocedures nakijken door de persoon die verantwoordelijk is voor uw boekhouding.

De nodige gegevens voorbereiden

Vul vóór uw eerste factuur de bedrijfsinstellingen aan: juridische naam, fiscaal identificatienummer, adres, contactgegevens en relevante bankrekeningen. Voeg uw logo toe als u het op de pdf's wilt tonen. Controleer ook de factuurgegevens van de klant, het land en het eventuele btw-nummer.

Het document wordt aangemaakt op basis van de gegevens die op dat moment aangeleverd worden. Een klantenfiche of tarief achteraf wijzigen mag niet beschouwd worden als een correctie van een reeds uitgereikte factuur. Lees de gegevens daarom na voordat u bevestigt.

Rechtstreeks een factuur aanmaken

1. Kies in Documenten voor Nieuw document en het tabblad Facturen.
2. Selecteer de klant of maak die indien nodig aan vanuit het formulier.
3. Controleer de gegevens van de verkoper en de koper.
4. Vul de uitgiftedatum in. U kunt een documentnummer opgeven als uw procedure dat vereist; laat Bookelio het anders genereren.
5. Vul de vervaldatum in. Een factuur met een bedrag boven nul vereist betalingsvoorwaarden, ook wanneer u een reeds betaald bedrag invult.
6. Voeg de regels toe: beschrijving, aantal, eenheid, eenheidsprijs exclusief btw, btw-tarief en btw-categorie. Vul indien nodig de vrijstellingsgronden aan.
7. Voeg eventueel de kopersreferentie en het reeds betaalde bedrag toe.
8. Lees de totalen na en maak het document aan.

Wanneer u een klant selecteert, kan gecontroleerd worden of btw-verlegging van toepassing is. De getoonde indicatie helpt bij het instellen, maar vervangt niet de controle van de aard van uw verrichting. Kies geen nultarief alleen om een validatiefout te laten verdwijnen.

Bookelio controleert het gestructureerde document bij het aanmaken. Een fout kan te maken hebben met ontbrekende gegevens, een inconsistentie in de btw of het totaal, of een onbeschikbare validatiedienst. Bewaar de exacte melding en verhelp de vastgestelde oorzaak.

Een factuur aanmaken vanuit een betalingsverzoek

Als er voor de verkoop al een betalingsverzoek bestaat, opent u de details ervan. De actie om een factuur aan te maken verschijnt wanneer er nog geen niet-verwijderde factuur aan dit verzoek gekoppeld is.

Bij de bevestiging kunt u een nummer, uitgiftedatum en vervaldatum opgeven. De regels komen uit het verzoek en de factuur neemt de taal ervan over. Het dialoogvenster stelt daarnaast een afzonderlijke vraag: moet er een voltooide betaling toegevoegd worden?

Kies nee als de betaling al geregistreerd is of als u een factuur aanmaakt die nog betaald moet worden. Kies alleen ja wanneer u de bijbehorende betaling daadwerkelijk moet registreren. Deze optie voegt een externe betaling toe; er wordt geen geld bij de klant geïnd. Controleer deze keuze extra zorgvuldig bij een verzoek waarvoor al een voorschot ontvangen is, zodat u ontvangen bedragen niet dubbel telt.

Het reeds betaalde bedrag gebruiken

Bij het rechtstreeks aanmaken van een factuur kunt u via het veld Reeds betaald bedrag een eerder ontvangen betaling registreren. Dat bedrag mag niet hoger zijn dan het factuurtotaal. Een positief bedrag maakt een voltooide externe betaling aan op het gekoppelde verzoek.

Het pdf-document en de gestructureerde versie maken een onderscheid tussen de vooruitbetaling en het nog verschuldigde bedrag. Voorbeeld: een factuur van € 300 waarvoor al € 100 ontvangen is, moet € 200 als te betalen bedrag tonen. Als het verschuldigde bedrag nul bereikt, toont de pdf de bijbehorende aanduiding dat er betaald is.

Voor een bestaande, nog niet volledig betaalde factuur is de actie Markeren als betaald beschikbaar wanneer het gekoppelde verzoek een positief openstaand saldo heeft. Die actie dient om een werkelijk ontvangen betaling te registreren, niet om een bankbetaling te starten.

Een creditnota aanmaken

1. Open Nieuw document en kies Creditnota's.
2. Selecteer de betrokken klant.
3. Vul de documentgegevens en de regels van de correctie in.
4. Geef waar relevant de referentie van de oorspronkelijke factuur op in het daarvoor bestemde veld.
5. Controleer de bedragen en de btw voordat u de creditnota aanmaakt.

Een creditnota heeft een eigen documenttype: maak niet zomaar alle aantallen negatief. Respecteer de betekenis en de waarden die het formulier en uw boekhoudprocedure verwachten.

Een creditnota aanmaken maakt niet automatisch geld over naar de klant. Als een bedrag teruggegeven moet worden, behandel dan ook de terugbetaling. Ook de annulering van een opleiding of reservatie en de correctie van de documenten zijn afzonderlijke verrichtingen die u samen moet controleren.

Raadplegen, versturen en exporteren

Elke documentregel biedt een pdf-voorbeeld. Via het actiemenu kunt u de pdf downloaden, de XML downloaden als er een gestructureerde versie bestaat, per e-mail versturen wanneer aan de voorwaarden voldaan is en via Peppol versturen.

De pdf is bedoeld om door mensen gelezen te worden. De UBL-XML bevat de gestructureerde gegevens voor elektronische uitwisseling. Een download verstuurt niets naar de klant; verzending per e-mail en verzending via Peppol zijn twee verschillende acties. Een verstuurde factuur is daarom nog geen betaalde factuur.

Filter uitgaande documenten op periode en klant. U kunt onder meer sorteren op nummer, uitgiftedatum, vervaldatum en totaal. De export verzamelt de documenten die aan de filters voldoen in een ZIP-archief, met de pdf's, de XML-bestanden of beide, naargelang de gekozen optie.

Prorata en aanbiedingen van softwareabonnementen

Een onmiddellijke abonnementswijziging kan een aanvullend betaalverzoek naar rato aanmaken. Het volgt de hieronder beschreven keuze van de verkoper voor het facturatiemoment; reeds uitgereikte facturen blijven ongewijzigd. Als geen toeslag meer te betalen is, wordt geen fictieve betaling geregistreerd.

Een overgedragen verlaging na een goedkoper plan of minder gebruikersplaatsen is een commerciële korting exclusief btw op toekomstige bedragen van hetzelfde abonnement. Ze wordt vóór btw afgetrokken en is zichtbaar in de nieuw gefactureerde bedragen. Het is geen boekhoudkundige creditnota die de vorige factuur corrigeert en geen bankterugbetaling. Algemene terugbetalingen voor abonnementen met aanpassingen zijn geblokkeerd totdat een passende reconciliatie beschikbaar is; simuleer geen terugbetaling met een negatieve betaling.

Een aanbieding met gratis maanden geldt voor een toekomstige geschikte periode: ze wist geen factuur en vereffent geen onbetaald bedrag. De gratis periode maakt geen betaalverzoek of automatische factuur aan. Lees de handleiding softwareabonnementen om commerciële opties te kiezen en hun historiek te bekijken.

Automatisering en belangrijke beperkingen

Peppol is optioneel voor alle factuurtypes: reservaties, opleidingen, groepslessen, bundels, saldo-opvragen en softwareabonnementen. Zonder Peppol kunt u facturatie activeren en facturen per e-mail versturen. Automatische Peppol-verzending gebeurt alleen als de dienst ingesteld is, verzendtoegang geactiveerd is en de ontvanger compatibel is. De controles voor Peppol-verzending blijven gelden; documentvalidatie wordt niet uitgeschakeld.

De instelling Groepslessen en bundels voegt een onafhankelijke automatisering toe, standaard uitgeschakeld, na toekomstige volledige betalingen in euro voor sessies en bundelaankopen. Betalingen ter plaatse moeten als ontvangen geregistreerd zijn. Gratis sessies en sessies betaald met beurten worden niet opnieuw gefactureerd. Gedeeltelijke betalingen of betalingen waarvan het nettobedrag na terugbetalingen ontoereikend is, leiden niet tot een factuur. E-mails en facturen worden op de achtergrond verwerkt met nieuwe pogingen bij fouten; vroegere betalingen worden niet automatisch ingehaald.

Onder Facturatie-instellingen blijven de drie instellingen voor reservaties en opleidingen onafhankelijk: aanmaken na betaling van tijdslotreservaties, aanmaken na betaling van opleidingen en aanmaken bij het opvragen van het opleidingssaldo. Facturen die na betaling worden aangemaakt, worden per e-mail en, waar mogelijk, via Peppol verstuurd. De herinnering voor het saldo behoudt de link naar de betaalpagina. Deze functies vereisen werkende e-mail- en opslagdiensten.

De kaart Facturen voor softwareabonnementen biedt een aparte instelling voor de verkoop van softwareabonnementen: Na volledige betaling — standaard of Bij aanmaak van het betaalverzoek. De eerste behoudt de bestaande werking. De tweede genereert en verstuurt een factuur, ook wanneer het verzoek nog onbetaald is; hiervoor zijn ingestelde e-mail- en opslagdiensten nodig. Tijdens het opslaan worden de bedieningselementen van het formulier tijdelijk uitgeschakeld om gelijktijdige wijzigingen te voorkomen.

De keuze geldt alleen voor toekomstige betalende periodes van de verkopende organisatie. Reeds aangemaakte periodes en verzoeken behouden hun regel en gratis plannen of proefperiodes zonder betaalverzoek hebben geen automatische factuur. Bij een factuur die op het aanmaakmoment van het verzoek wordt gegenereerd, vallen de uitgifte- en vervaldatum samen met de aanmaakdatum van dat verzoek: ze is bij uitgifte verschuldigd. Een eventuele respijtperiode staat tijdelijk gebruik van de software toe, maar verschuift die vervaldatum niet.

Een fout bij het genereren of verzenden kan de beschikbaarheid van het document vertragen; de worker probeert opnieuw zonder een tweede factuur aan te maken. Latere betaling hergebruikt de al uitgereikte factuur zonder de PDF/XML te vervangen. Volg de actuele betaalstatus in het gekoppelde verzoek: een factuur uitreiken markeert de klant nooit als betaald en verleent op zichzelf geen functies. Het facturatiemoment en de toegangsrechten zijn onafhankelijke instellingen.

Het dashboard biedt geen mogelijkheid om facturen te verwijderen. Probeer een document niet te laten verdwijnen om een verkoop te corrigeren. Bepaal bij een fout samen met uw verantwoordelijke welke correctie nodig is en bekijk de gekoppelde documenten vanuit het betalingsverzoek.