Softwareabonnementen verkopen

De module voorbereiden

Wilt u uw toepassing via de API verbinden? Lees de technische integratiehandleiding voor abonnementen voor authenticatie, voorbeeldverzoeken, functiecontroles en de verbinding met Bookelio via een URL.

Met de module Softwareabonnementen in de verkooprubriek kan uw organisatie software factureren, ook toepassingen buiten Bookelio. De module moet voor uw organisatie geactiveerd zijn en uw rol moet raadplegen of beheren toestaan. De module is niet automatisch beschikbaar voor alle organisaties.

Bereid de facturatieklanten voor en, voor een betalend plan, een btw-beleid via Instellingen → Btw. Betalingen gebruiken de betaalverzoeken en ingestelde betaalmethoden van de verkoper.

Software en plannen aanmaken

1. Open Softwareabonnementen en daarna Software aanmaken.
2. Vul een naam, een vaste code en eventueel een beschrijving in.
3. Voeg functies met een naam en een vaste sleutel toe. Uw software gebruikt deze sleutels om toegang te controleren. Bestaande sleutels blijven bij wijzigingen behouden.
4. Kies Plan aanmaken, een maandelijkse of jaarlijkse frequentie, de proefperiode en de respijtperiode in dagen. Nul schakelt elk van beide periodes uit; ze staan los van elkaar.
5. Kies Vast bedrag — onbeperkte gebruikersplaatsen voor een bedrag dat onafhankelijk is van het aantal plaatsen, of Prijs per gebruikersplaats voor een eventueel vast bedrag plus extra plaatsen boven het inbegrepen aantal. Selecteer het btw-beleid. Prijzen zijn in euro exclusief btw. Een vast bedrag op nul zonder prijs per plaats maakt een gratis plan.
6. Selecteer de inbegrepen functies en sla op. De simulatie toont een bedrag per periode voor het gekozen aantal gebruikersplaatsen.

Fictief voorbeeld: een vast bedrag van € 10, twee inbegrepen gebruikersplaatsen en € 3 per extra plaats geeft € 19 exclusief btw per periode voor vijf plaatsen. Wijzigingen aan prijzen, functies en respijtperiodes gelden voor toekomstige periodes; reeds aangemaakte periodes behouden hun oorspronkelijke voorwaarden.

Nog een fictief voorbeeld: een Enterprise-plan met een vast bedrag van € 4.000 per maand blijft € 4.000 exclusief btw per maand, of de klant nu vijf, vijftig of vijfhonderd gebruikersplaatsen gebruikt.

Een klant abonneren en betalingen opvolgen

Klik op Abonnement aanmaken, selecteer de klant en het plan en vul het aantal gebruikersplaatsen en een vaste externe referentie in, bijvoorbeeld de account-ID in uw software. Een nieuwe poging met dezelfde referentie vindt het bestaande abonnement terug.

Een gratis plan of proefperiode verleent onmiddellijk de voorziene toegang. Een betalende periode maakt een betaalverzoek aan: toegang volgt een gecontroleerde volledige betaling of, tijdelijk, de ingestelde respijtperiode. Bij verlengingen worden de volgende verzoeken automatisch aangemaakt, tenzij een eerdere periode onbetaald blijft; dit is geen automatische afschrijving van een bankrekening.

Elk abonnement toont de status, het periode-einde en de eventuele einddatum van de proefperiode. Open Recente factureringsperiodes om bedragen, gebruikersplaatsen en betaalverzoeken te bekijken. Een betaalverzoek is geen factuur: gebruik de gebruikelijke facturatiefuncties volgens de instellingen van de verkoper.

Kiezen wanneer facturen worden gegenereerd

Onder Instellingen → Facturatie biedt de kaart Facturen voor softwareabonnementen twee keuzes: Na volledige betaling — standaard, die de bestaande werking behoudt, of Bij aanmaak van het betaalverzoek, waarmee een nog onbetaalde factuur kan worden uitgereikt. De tweede keuze vereist ingestelde e-mail- en opslagdiensten. Wacht op de bevestiging voordat u een andere instelling wijzigt: de bedieningselementen zijn tijdens het opslaan tijdelijk uitgeschakeld.

De keuze geldt voor de verkopende organisatie en is alleen van toepassing op toekomstige betalende periodes, ook die na een proefperiode of bij het hervatten van een abonnement. Bestaande periodes en verzoeken behouden hun regel; de instelling wijzigen maakt geen facturen met terugwerkende kracht aan. Automatiseringen voor reservaties en opleidingen blijven onafhankelijk. Een gratis periode of proefperiode zonder betaalverzoek heeft geen automatische factuur.

Bij generatie op het aanmaakmoment gebruikt de factuur de aanmaakdatum van het betaalverzoek als uitgifte- en vervaldatum: ze is bij uitgifte verschuldigd, onafhankelijk van het respijt. Een fout bij het genereren of verzenden kan de beschikbaarheid vertragen; de worker probeert opnieuw zonder een tweede factuur aan te maken. Latere betaling hergebruikt de bestaande factuur zonder de PDF/XML te vervangen; raadpleeg de betaalstatus in het gekoppelde verzoek.

Een uitgereikte factuur is geen betaling en verleent geen toegang tot functies. De rechten blijven afhangen van geverifieerde betaling of de respijtperiode van het plan.

De respijtperiode instellen

De respijtperiode behoudt tijdelijk de functies van een betalende periode terwijl op de betaling wordt gewacht. Stel 0 tot 365 dagen in op het planformulier. De standaardwaarde is nul: geen toegang tot betalende functies vóór betaling, zoals voorheen. Bestaande plannen behouden die werking totdat u een respijtperiode instelt.

De respijtperiode begint bij het begin van elke betalende periode, ook de eerste en die na de proefperiode. Ze loopt nooit verder dan het einde van de factureringsperiode en verlengt die periode niet. Fictief voorbeeld: bij een periode die op 1 oktober om 10.00 uur UTC begint met zeven dagen respijt, verloopt de tijdelijke toegang op 8 oktober om 10.00 uur UTC. Het plan wijzigen verandert de respijtperiode van een reeds aangemaakte periode niet.

Tijdens de respijtperiode blijft het abonnement op betaling wachten (PAST_DUE): het wordt niet als betaald beschouwd, maar tijdelijke toegang blijft mogelijk. Na afloop worden functies geblokkeerd zonder op de volgende uitvoering van de worker te wachten, tenzij volledige betaling is geverifieerd. Een gedeeltelijke betaling verlengt het respijt niet en een onbetaalde periode verhindert de aanmaak van volgende betaalverzoeken. Het respijt start op zichzelf geen factuur; het facturatiemoment volgt de hierboven beschreven instelling van de verkoper.

Een gratis plan of proefperiode heeft geen respijt voor betaling nodig. De respijtperiode activeert een opgezegd abonnement niet opnieuw en een terugbetaling opent ze niet opnieuw voor een periode die al betaald was. Het is evenmin extra tijd die wordt toegekend tijdens een storing van de facturatieverbinding.

Een onmiddellijke wijziging en het prorata kiezen

Plan / gebruikersplaatsen wijzigen behoudt standaard de werking vanaf de volgende verlenging, zonder de huidige periode te wijzigen. U kunt een onmiddellijke wijziging kiezen om het plan en de gebruikersplaatsen te verhogen of te verlagen. De facturatiefrequentie moet gelijk blijven: plan een overgang tussen maandelijks en jaarlijks bij de verlenging. Reeds verschuldigde bedragen moeten betaald zijn en de periode moet nog lopen.

Kies daarna de financiële verwerking van de resterende tijd:

• Geen financiële aanpassing: geen toeslag of korting voor de huidige periode; de nieuwe volledige prijs begint bij de verlenging.
• Alleen toeslagen aanrekenen: een positief verschil wordt naar rato gefactureerd; een verlaging geeft geen korting.
• Toeslagen aanrekenen en kortingen overdragen: een positief verschil wordt gefactureerd; een toegestane verlaging wordt een commerciële korting op toekomstige bedragen van hetzelfde abonnement.

De berekening gebruikt de exacte resterende UTC-tijd en rondt af op centen, zowel voor de vaste prijs als voor de gebruikersplaatsen. Fictief voorbeeld: halverwege een periode geeft een overgang van € 100 naar € 160 exclusief btw een toeslag van € 30 exclusief btw. Omgekeerd kan dit € 30 korting opleveren als de bijbehorende waarde gefinancierd is. Plaatsen toevoegen aan een plan zonder prijs per plaats verandert de prijs niet.

De historiek blijft intact: een nieuwe periode begint bij de wijziging en eindigt op de oorspronkelijke einddatum; eerdere facturen worden niet gecorrigeerd. Een toeslag opent een betaalverzoek en volgt de factuur- en respijtregels van de verkoper. Nieuwe rechten volgen de betaling of het respijt: een onmiddellijke wijziging betekent niet dat al betaald is.

Een overgedragen korting is een bedrag exclusief btw voor dat abonnement, afgetrokken van toekomstige bedragen vóór btw. Ze is geen bankterugbetaling en geen boekhoudkundige creditnota op een oude factuur. Een proefperiode, gratis maanden of een gratis upgrade leveren geen krediet op. Algemene terugbetalingen voor reeds aangepaste abonnementen zijn geblokkeerd totdat een passende reconciliatie beschikbaar is.

Tijdens een proefperiode of gratis aanbieding behoudt een onmiddellijke wijziging de einddatum en ontstaat geen toeslag of krediet. De recente periodes tonen aanpassingen en toegepaste kortingen. Raadpleeg de technische handleiding voor API-opties en herhalingen zonder duplicaten.

Een commerciële aanbieding toekennen

U kunt bijvoorbeeld één gratis maand aanbieden, los van de proefperiode van het plan. Kies bij aanmaak Commercieel aanbod → Gratis maanden toekennen en vul een omschrijving en 1–36 maanden in. Kies bij een bestaand abonnement Aanbod toekennen. Er mag maar één aanbieding wachten; dezelfde toekenning opnieuw proberen voegt geen maanden toe.

De aanbieding begint bij de volgende normaal betalende periode: bij aanmaak als er geen proefperiode is, anders na de proefperiode of reeds uitgereikte periode. Ze betaalt de lopende periode niet terug, wist geen factuur en vereffent geen onbetaald bedrag. Op een volledig gratis plan blijft ze wachten. Activeer een opgezegd abonnement opnieuw voordat u een aanbieding toekent.

Het gaat om kalendermaanden: één gratis maand bij een jaarplan blijft één gratis maand, geen jaar. Na de aanbieding hervat de maandelijkse of jaarlijkse facturatie vanaf die nieuwe datum. Tijdens de aanbieding is de periode actief, zijn de voorziene functies beschikbaar en wordt geen betaalverzoek of automatische factuur aangemaakt. De aanbieding herstart geen proefperiode. De omschrijving en datums onderscheiden gratis maanden van gefactureerde periodes.

Wijzigen of opzeggen

Zonder onmiddellijke optie plant Plan / gebruikersplaatsen wijzigen de volgende verlenging. Opzeggen aan het einde van de periode vraagt om bevestiging en laat reeds verschuldigde betalingen bestaan. De geldigheid van de rechten blijft bepalend: een geplande opzegging verlengt geen respijtperiode die vóór het periode-einde afloopt.

Voor een opgezegd abonnement vraagt Abonnement opnieuw activeren om het plan en de gebruikersplaatsen te bevestigen, zonder opties voor onmiddellijk prorata. Hervatten geeft geen nieuwe proefperiode. Een nog geldige betaalde periode blijft behouden; anders begint een nieuwe periode. Eerdere onbetaalde betaalverzoeken moeten vóór de hervatting worden voldaan.

Inactieve software of een inactief plan wordt niet meer aangeboden voor nieuwe abonnementen. Controleer bestaande periodes voordat u aanbiedingen wijzigt. De technische integratie gebruikt de Bookelio-API en een organisatiesleutel met de vereiste rechten.

Uw eigen Bookelio-abonnement bekijken

Instellingen → Mijn Bookelio-abonnement blijft bereikbaar onafhankelijk van de verkoopmodule, mits u de instellingen mag raadplegen. U vindt er uw plan, gebruikersplaatsen, proefperiode en betalingen. Het aantal gebruikersplaatsen volgt de organisatieleden vanaf de volgende periode.

Commerciële aanbiedingen, gratis periodes en beschikbare kortingen zijn er ook alleen ter inzage zichtbaar. Neem contact op met de verkoper om ze te wijzigen; automatische ledensynchronisatie kiest geen onmiddellijk prorata.

Als het verkochte Bookelio-plan een respijtperiode bevat, gelden dezelfde regels voor uw organisatie via de facturatieverbinding, ook als die naar dezelfde instantie verwijst. Er is geen extra lokale instelling nodig.

Wanneer een Bookelio-verbinding is ingesteld, registreert de API bij het opstarten ontbrekende functies en koppelt ze niet-legacyorganisaties aan accounts op de verkopende instantie. Deze koppeling is herhaalbaar en vervangt geen plannen, functies of klanten die de verkoper al heeft ingesteld. Een facturatieklant wordt alleen aangemaakt als de vereiste gegevens volledig zijn; anders blijft het account gekoppeld zonder factureerbare klant. Er wordt niet automatisch een abonnement, plan of betaling gekozen. De eigenaar kan daarna expliciet een plan op deze pagina kiezen of hulp vragen aan de verkoper.

Toegangsplannen voor Bookelio werken uitsluitend via de externe leverancier, ook wanneer de URL-verbinding naar dezelfde instantie verwijst. Oude lokale plannen, standaardwaarden en uitzonderingen per functie verlenen geen rechten meer. Een ontbrekend abonnement of storing schakelt functies niet lokaal opnieuw in. De synchronisatie probeert mislukte koppelingen opnieuw en neemt nieuwe niet-legacyorganisaties mee.

Zonder externe leverancier krijgt een niet-legacyorganisatie geen functies. Neem contact op met uw Bookelio-beheerder als er geen plan wordt aangeboden of een betaallink ontbreekt. Wanneer betaling nodig is, opent u het openstaande verzoek om de toegang na gecontroleerde betaling te herstellen. De technische gids beschrijft de vereiste rechten en uitrol voor deze verbinding.

Een legacyorganisatie is een uitzondering die een superbeheerder expliciet toekent, bijvoorbeeld voor Bookelio zelf of een contract voor ontwikkeling op maat. Ze krijgt alle globaal actieve functies zonder van een leverancier afhankelijk te zijn. De rechten van uw rol blijven vereist. De pagina toont deze vrijstelling zonder plankeuze; een eigenaar kan ze niet zelf activeren. Geen enkele organisatie wordt automatisch als legacy gemarkeerd.

Omschakelen naar legacy annuleert geen bestaand abonnement bij de verkoper, toekomstige periodes of openstaande schuld. Laat de verkoper die situatie expliciet regelen. De uitzondering verwijderen herstelt de leverancierscontroles; legacyaccounts en gebruikersplaatsen zijn uitgesloten van automatische synchronisatie zolang de uitzondering actief blijft.

Als eigenaar uw plan kiezen

Alleen een lid met de ingebouwde rol owner in de actieve organisatie kan een plan kiezen via Mijn Bookelio-abonnement. Andere rollen met toegang tot de instellingen behouden de leesweergave, zonder dit abonnement te kunnen aangaan. De rol wordt opnieuw op de server gecontroleerd: een API-sleutel of beheerdersrol zonder eigenaarschap vervangt dat recht niet.

Bekijk onder Een plan kiezen de actieve plannen van de leverancier. Bedragen exclusief btw, facturatiefrequentie, functies, proefperiode en gebruikersplaatsen komen van de verkoper en het aantal leden; u kunt geen eigen prijs of aantal invullen. Gebruik zo nodig Facturatiegegevens aanvullen, sla de bedrijfsgegevens op en keer terug om op Plannen vernieuwen te klikken. Een al gekoppelde klant wordt hergebruikt zonder diens gegevens te wijzigen.

Klik op Dit plan kiezen, lees De plankeuze bevestigen en bevestig daarna. Het plan wordt onmiddellijk toegepast. Bij een eerste abonnement gelden de regels van het gratis plan of de proefperiode. Bij een lopend abonnement met dezelfde facturatiefrequentie wordt alleen de toeslag voor de resterende tijd naar rato aangerekend; een verlaging geeft geen terugbetaling. Een proefperiode of aangeboden periode behoudt haar einddatum. Bij een opgezegd abonnement past Abonnement opnieuw activeren het plan nu toe zonder nieuwe proefperiode; een oud onbetaald bedrag kan de hervatting blokkeren.

Als u van maandelijks naar jaarlijks wisselt of omgekeerd, begint nu een nieuwe periode. De resterende waarde exclusief btw van al gefinancierde dienstverlening wordt van het nieuwe bedrag afgetrokken; een overschot wordt niet overgedragen of terugbetaald. Een lopende proefperiode of aangeboden periode behoudt haar gratis einddatum.

Als een bedrag verschuldigd is, toont de pagina het te betalen verzoek met Nu betalen, dat de betaalpagina van de verkoper opent. De plankeuze schrijft geen bedrag van een kaart af en bewijst geen betaling: betalende toegang volgt op geverifieerde betaling of een ingestelde respijtperiode. Een al openstaand verzoek blijft beschikbaar nadat u de pagina vernieuwt. Ontbreekt de link, neem dan contact op met uw Bookelio-beheerder.

U kunt het huidige plan opnieuw toepassen om de functies te vernieuwen, bijvoorbeeld wanneer een oudere gratis periode de modules van het plan nog niet bevat. De badges Huidig plan en Geplande wijziging onderscheiden het huidige plan van een oudere uitgestelde keuze; een plan nu toepassen vervangt die uitgestelde keuze en verwijdert een al geplande opzegging. Als u vóór bevestiging van organisatie wisselt, herlaad dan de pagina: een keuze voor een andere organisatie wordt geweigerd.

Promoties en gratis maanden blijven door de verkoper beheerd. Plannen bekijken maakt geen klant of abonnement aan. Zonder facturatieverbinding is deze keuze niet beschikbaar. Dat geldt ook voor een legacyorganisatie, die haar expliciete vrijstelling gebruikt in plaats van een lokaal plan.