# Commerciële opvolging organiseren met de CRM Volg prospecten op het Kanbanbord, bundel contacten, plan afspraken en beheer offertes, aanbrengers, contracten en meldingen. Taal : nl Bijgewerkt op : 2026-09-20 Bron : https://app.staging.bookelio.app/docs/nl/commerciele-opvolging ## Waarvoor dient de CRM? De CRM bundelt de opvolging vóór en tijdens de klantrelatie: prospecten, afspraken, oproepen, notities, documenten, commerciële offertes, projecten en taken. Het overzicht toont onder meer open prospecten, de verdeling per fase, afspraken, oproepen en de waarde van aanvaarde offertes voor de gekozen periode. Ga naar **Dashboard → CRM**. De CRM-module moet voor de organisatie ingeschakeld zijn. Pagina's en acties hangen ook af van uw rechten; een ontbrekende knop betekent dus niet noodzakelijk dat de functie voor de hele organisatie ontbreekt. ## Prospecten opvolgen op het Kanbanbord Het bord verdeelt prospecten over **Te contacteren**, **Gekwalificeerd**, **Afspraak gepland**, **Offerte verzonden**, **Onderhandeling**, **Gewonnen** en **Verloren**. Zoek op naam, bedrijf, e-mailadres of telefoonnummer. Sleep een kaart naar een andere kolom om een prospect te verplaatsen. Neerzetten onder **Gewonnen** of **Verloren** blijft mogelijk, maar start dezelfde gecontroleerde procedure als de actie op de kaart: - **Gewonnen** opent de conversie om de overeenkomende klant te kiezen of aan te maken; - **Verloren** vraagt vóór bevestiging naar de reden van verlies; - wanneer u een verloren prospect opnieuw naar een actieve fase sleept, wordt de oude verliesreden niet opnieuw gevraagd. De conversie koppelt de prospect aan een klant zonder beide geschiedenissen te verwarren. Controleer eerst het klantenbestand op duplicaten. Archiveren verwijdert de prospect uit de actuele opvolging; toon de archieven om hem later te herstellen. ## Alle contactactiviteiten bundelen Open de activiteit vanaf de prospectkaart of een CRM-zoekresultaat. De weergave bundelt de beschikbare notities, oproepen, afspraken, berichten en privédocumenten voor dat contact. De beschikbare acties hangen af van uw rechten. Gebruik een korte notitie voor een beslissing of volgende stap. Noteer voor een oproep de richting, het resultaat, de datum, de eventuele duur en een samenvatting. Vermeldingen organiseren de interne samenwerking; ze zijn geen bericht aan de klant. CRM-documenten zijn privé en gekoppeld aan de gekozen prospect of klant. Geef elk bestand een duidelijke naam en type. Een CRM-document is geen uitgereikte factuur en vormt geen bewijs van betaling. ## Afspraken plannen en bijwerken Maak onder **CRM → Afspraken** via de kalender een afspraak met titel, periode, type, locatie of videolink. Als de afspraak aan een prospect of klant gekoppeld is, kunt u die fiche vanuit het detail openen. U kunt een afspraak wijzigen of verwijderen als uw rechten dat toelaten. Werk na de ontmoeting de status en het resultaat bij en voeg een opvolgnotitie toe. Markeer een geannuleerde afspraak of afwezigheid niet als voltooid enkel om ze uit de lijst te verwijderen. ## Offertes en diensten voorbereiden De **CRM → Commerciële catalogus** bevat herbruikbare diensten, hun indicatieve prijs en duur en standaardtaken. Zo bereidt u consistente projecten en offertes voor; dit vervangt de catalogus met reserveerbare activiteiten niet. Gebruik **CRM → Offertes** om commerciële voorstellen voor te bereiden en op te volgen. Afhankelijk van de configuratie en uw rechten kan een offerte worden verzonden, aanvaard of geweigerd, aan een handtekening worden gekoppeld of een betalingsverzoek voorbereiden. Controleer klant, bedragen, valuta, belastingen en status vóór een externe actie. Een aanvaarde offerte is op zichzelf geen ontvangen betaling of geboekte factuur. ## Projecten, taken en tijd organiseren Projecten combineren een klant, verantwoordelijke, voortgang en deadlines. Taken kunnen bij een project horen of rechtstreeks aan een klant gekoppeld zijn en ondersteunen uitvoerders, subtaken, gesprekken, bijlagen, prioriteiten en vervaldatums. Gebruik statussen om het echte werk weer te geven. Tijdregistratie bewaart een afgesloten duur of een actieve timer wanneer die actie beschikbaar is. Controleer taak, project, klant en categorie vóór het opslaan: deze gegevens dienen voor interne opvolging en maken niet automatisch facturatie aan. ## Aanbrengers en commerciële contracten beheren Bewaar onder **CRM → Aanbrengers** de contactgegevens, het commissietype en de indicatieve waarde en koppel daarna de betrokken klanten. Percentages en vaste of terugkerende bedragen dienen alleen voor opvolging. Bookelio maakt er niet automatisch een betaling, leveranciersschuld of aankoopfactuur van. Registreer onder **CRM → Commerciële contracten** de terugkerende omzet van een klant: label, periodiek bedrag, opstartkost, frequentie, datums, status en notities. Gebruik de aparte actie om een bedrag te wijzigen zodat de geschiedenis zichtbaar blijft. De getoonde MRR is een genormaliseerde declaratieve indicator; hij bewijst geen facturatie of inning en verleent geen softwaretoegang. ## Klanten toegang tot het portaal geven Wanneer de aanvullende module actief is, kunt u onder **CRM → Klantenportaal** het geverifieerde e-mailadres van een klant uitnodigen, de uitnodiging opnieuw verzenden of de toegang intrekken. Controleer klant en e-mailadres vóór het verzenden: een uitnodiging geeft toegang tot de informatie voor die klantrelatie, niet tot het interne dashboard. De toegang intrekken verhindert volgende aanmeldingen maar verwijdert de klantfiche of geschiedenis niet. Als het adres verandert, trekt u de oude toegang in en maakt u een correcte uitnodiging in plaats van een link van iemand anders door te sturen. ## Commerciële meldingen behandelen **CRM → Opvolgingen** verzamelt situaties die nagekeken moeten worden, zoals een stille prospect, een afspraak zonder notitie, een onbeantwoorde offerte, een inactieve klant, een onbetaalde factuur of een aflopend contract. Elke regel kan worden geactiveerd en een passende drempel krijgen. Een melding is een interne herinnering. Open het doel, controleer de situatie en los de melding op, negeer ze of stel ze uit. Een melding oplossen wijzigt het onderliggende contract, de afspraak, offerte, factuur of betaling niet. ## Veelvoorkomende problemen oplossen ### Een kaart kan niet worden verplaatst Controleer uw wijzigingsrechten, of de fiche gearchiveerd is en welke actie u vraagt. Conversie naar **Gewonnen** kan ook klanttoegang vereisen. Vernieuw het bord als iemand anders de prospect intussen wijzigde. ### Een afspraak toont geen gekoppelde fiche De afspraak moet aan een bestaande prospect of klant gekoppeld zijn. Wijzig ze en selecteer de juiste fiche; een gelijkaardige naam maakt geen koppeling. ### De MRR stemt niet overeen met betalingen Dat is normaal wanneer declaratieve contracten niet zijn bijgewerkt of de facturatie een ander ritme volgt. Vergelijk het CRM-contract met betalingsverzoeken en facturen zonder financiële gegevens te wijzigen om de indicator te forceren. ### Een actie of pagina ontbreekt Controleer de actieve organisatie, de ingeschakelde CRM-module en uw [rechten binnen de organisatie](/docs/nl/team-en-toegangsrechten). Vraag een beheerder om het precieze recht na te kijken in plaats van een account met ruimere rechten te delen.