# Vendre des abonnements logiciels

Créer des plans gratuits ou payants, des essais et offres en mois gratuits, puis gérer les sièges, le prorata, la grâce et les accès.

Langue : fr
Mis à jour : 2026-09-09
Source : https://app.staging.bookelio.app/docs/fr/abonnements-logiciels

## Préparer le module

Pour connecter votre application par API, consultez le [guide d'intégration technique des abonnements](/docs/fr/integration-technique-abonnements) : authentification, exemples d'appels, contrôle des fonctionnalités et connexion à Bookelio par URL.

Le module **Abonnements logiciels**, dans la rubrique des ventes, permet à votre organisation de facturer des logiciels, y compris des applications externes à Bookelio. Il doit être activé pour votre organisation et votre rôle doit autoriser sa consultation ou sa gestion. Il n’est pas disponible automatiquement pour toutes les organisations.

Préparez les clients de facturation et, pour un plan payant, une politique de TVA dans **Paramètres → TVA**. Les paiements réutilisent les demandes de paiement et les moyens de paiement configurés chez le vendeur.

## Créer un logiciel et ses plans

1. Ouvrez **Abonnements logiciels** puis **Créer un logiciel**.
2. Renseignez le nom, un code stable et une description facultative.
3. Ajoutez les fonctionnalités avec un nom et une clé stable. Votre logiciel utilise ces clés pour vérifier les droits. Les clés existantes restent conservées lors des modifications.
4. Choisissez **Créer un plan**, sa périodicité mensuelle ou annuelle, sa durée d’essai et son délai de grâce en jours. Zéro désactive chacun de ces délais ; ils sont indépendants.
5. Choisissez **Forfait fixe — sièges illimités** pour un montant indépendant du nombre de sièges, ou **Tarification par siège** pour un montant fixe facultatif plus les sièges supplémentaires au-delà de la quantité incluse. Sélectionnez la politique de TVA. Les prix sont en euros HTVA. Un montant fixe à zéro, sans prix par siège, crée un plan gratuit.
6. Cochez les fonctionnalités incluses et enregistrez. La simulation affiche un montant par période pour le nombre de sièges choisi.

Exemple fictif : un montant fixe de 10 €, deux sièges inclus et 3 € par siège supplémentaire donnent 19 € HTVA par période pour cinq sièges. Les modifications des prix, fonctionnalités et délais de grâce s’appliquent aux futurs cycles ; les cycles déjà créés gardent leurs conditions.

Autre exemple fictif : un plan Enterprise en forfait fixe à 4 000 € par mois reste à 4 000 € HTVA par mois, que le client utilise cinq, cinquante ou cinq cents sièges.

## Abonner un client et suivre ses paiements

Cliquez sur **Créer un abonnement**, sélectionnez le client et le plan, puis indiquez les sièges et une référence externe stable, par exemple l’identifiant du compte dans votre logiciel. Une nouvelle tentative avec cette même référence retrouve l’abonnement existant.

Un plan gratuit ou un essai ouvre immédiatement les droits prévus. Un cycle payant crée une demande de paiement : les droits suivent le règlement intégral vérifié ou, temporairement, le délai de grâce configuré. Les renouvellements créent automatiquement les demandes suivantes, sauf si une échéance reste impayée ; il ne s’agit pas d’un prélèvement bancaire automatique.

Chaque abonnement affiche le statut, la fin de période et l’éventuelle fin d’essai. Ouvrez **Cycles de facturation récents** pour consulter les montants, sièges et demandes de paiement. Une demande de paiement n’est pas une facture : utilisez les fonctions habituelles de [facturation](/docs/fr/factures-et-avoirs) selon la configuration du vendeur.

## Choisir quand générer les factures

Dans **Paramètres → Facturation**, la carte **Factures des abonnements logiciels** propose deux choix : **Après paiement intégral — par défaut**, qui conserve le fonctionnement historique, ou **À la création de la demande de paiement**, qui permet d’émettre une facture encore impayée. Ce second choix nécessite des services e-mail et de stockage configurés. Attendez la confirmation d’enregistrement avant de modifier un autre réglage : les commandes sont temporairement désactivées pendant la sauvegarde.

Le choix appartient à l’organisation vendeuse et s’applique uniquement aux futurs cycles payants, y compris ceux créés après un essai ou lors d’une reprise. Les cycles et demandes existants gardent leur règle ; changer le réglage ne crée pas de factures rétroactives. Les automatisations des réservations et formations restent indépendantes. Un cycle gratuit ou d’essai sans demande de paiement n’a pas de facture automatique.

Avec la génération à la création, la facture porte la date de création de la demande comme date d’émission et d’échéance : elle est exigible à l’émission, indépendamment de la grâce. Une erreur de génération ou d’envoi peut retarder sa disponibilité ; le worker réessaie sans créer une seconde facture. Le règlement ultérieur réutilise la facture existante sans remplacer son PDF/XML ; son état de paiement se consulte dans la demande liée.

Une facture émise n’est pas un paiement et n’ouvre pas les fonctionnalités. Les droits continuent de dépendre du règlement vérifié ou de la grâce du plan.

## Configurer le délai de grâce

Le délai de grâce permet de conserver temporairement les fonctionnalités d’un cycle payant pendant que son règlement est attendu. Configurez de 0 à 365 jours dans le formulaire du plan. La valeur par défaut est zéro : aucun accès payant avant règlement, comme auparavant. Les plans existants conservent ce fonctionnement tant que vous ne configurez pas de délai.

La grâce commence au début de chaque cycle payant, y compris le premier et celui qui suit l’essai. Elle ne dépasse jamais la fin du cycle et n’allonge pas la période facturée. Exemple fictif : pour un cycle commençant le 1er octobre à 10 h UTC avec sept jours de grâce, l’accès temporaire expire le 8 octobre à 10 h UTC. Modifier le plan ne change pas le délai d’un cycle déjà créé.

Pendant la grâce, l’abonnement reste en attente de paiement (`PAST_DUE`) : il n’est pas considéré comme réglé, mais son accès temporaire reste possible. À l’expiration, les fonctionnalités sont bloquées sans attendre le prochain passage du worker, sauf règlement complet vérifié. Un paiement partiel ne prolonge pas le délai et une échéance impayée empêche la création des suivantes. La grâce ne déclenche pas de facture à elle seule ; le moment de facturation dépend du réglage vendeur décrit ci-dessus.

Un plan gratuit ou un essai n’a pas besoin de grâce de paiement. La grâce ne réactive pas un abonnement résilié et un remboursement ne la réouvre pas sur une période déjà réglée. Ce n’est pas non plus un délai supplémentaire accordé en cas de panne de la connexion de facturation.

## Choisir un changement immédiat et son prorata

**Modifier le plan / les sièges** conserve par défaut l'effet au prochain renouvellement, sans modifier le cycle actuel. Vous pouvez choisir un changement immédiat pour augmenter ou réduire le plan et les sièges. La périodicité doit rester identique : un passage mensuel/annuel se programme au renouvellement. Les montants déjà dus doivent être réglés et la période doit être encore en cours.

Choisissez ensuite le traitement financier du temps restant :

- **Sans ajustement financier** : aucun supplément ni remise pour la période en cours ; le nouveau tarif complet commence au renouvellement.
- **Facturer les suppléments uniquement** : un écart positif est facturé au prorata ; une baisse ne donne aucune remise.
- **Facturer les suppléments et reporter les réductions** : un écart positif est facturé, tandis qu'une baisse éligible devient une remise commerciale sur de prochaines charges du même abonnement.

Le calcul utilise le temps UTC exact restant et arrondit aux centimes, sur le prix fixe et les sièges. Exemple fictif : à mi-période, passer de 100 € à 160 € HTVA donne 30 € HTVA de supplément. Le trajet inverse peut donner 30 € HTVA de remise si la valeur correspondante a été financée. Ajouter des sièges à un forfait sans prix par siège ne change pas son prix.

L'historique reste intact : un nouveau cycle part du changement et se termine à la date de fin initiale ; les anciennes factures ne sont pas corrigées. Un supplément ouvre une demande de paiement et suit les règles de facture et de grâce du vendeur. Les nouveaux droits suivent son règlement ou la grâce : un changement immédiat ne signifie pas qu'un paiement a déjà eu lieu.

Une remise reportée est un montant HTVA réservé à cet abonnement, déduit des prochaines charges avant TVA. Ce n'est ni un remboursement bancaire ni une note de crédit comptable sur une ancienne facture. Aucun crédit n'est créé pour un essai, des mois offerts ou une hausse accordée gratuitement. Les remboursements génériques des abonnements déjà ajustés sont bloqués en attendant une réconciliation adaptée.

Pendant un essai ou une offre gratuite, un changement immédiat conserve sa fin et ne crée ni supplément ni crédit. Les cycles récents permettent de retrouver les ajustements et remises appliquées. Pour les options API et les nouvelles tentatives sans doublon, consultez le guide technique.

## Accorder une offre commerciale

Vous pouvez proposer, par exemple, **un mois gratuit**, indépendamment de l'essai du plan. Lors de la création, choisissez **Offre commerciale → Offrir des mois gratuits**, puis renseignez un libellé et de 1 à 36 mois. Pour un abonnement existant, choisissez **Accorder une offre**. Une seule offre peut être en attente ; une nouvelle tentative de la même attribution n'ajoute pas de mois.

L'offre débute au prochain cycle normalement payant : dès la création s'il n'y a pas d'essai, sinon après l'essai ou la période déjà émise. Elle ne rembourse pas une période en cours, n'efface aucune facture et ne règle pas un impayé. Sur un plan entièrement gratuit, elle reste en attente. Réactivez d'abord un abonnement résilié avant d'accorder une offre.

Les mois sont calendaires : un mois offert sur un plan annuel reste un mois gratuit, pas une année. À la fin de l'offre, la facturation mensuelle ou annuelle reprend à partir de cette nouvelle date. Pendant l'offre, le cycle est actif, les fonctionnalités prévues sont disponibles et aucune demande de paiement ni facture automatique n'est créée. L'offre ne recrée pas d'essai. Son libellé et ses dates permettent de distinguer les mois offerts des périodes facturées.

## Modifier ou résilier

Sans option immédiate, **Modifier le plan / les sièges** programme le prochain renouvellement. **Résilier en fin de période** demande une confirmation et laisse les paiements déjà dus exigibles. Les droits restent soumis à leur validité : la programmation ne prolonge pas une grâce qui expire avant la fin de période.

Pour un abonnement résilié, **Réactiver l’abonnement** demande de confirmer le plan et les sièges, sans option de prorata immédiat. La reprise ne donne pas de nouvel essai. Une période payée encore valable est conservée ; sinon, un nouveau cycle commence. Les anciennes demandes de paiement impayées doivent être réglées avant la reprise.

Un logiciel ou plan inactif n’est plus proposé pour les nouveaux abonnements. Vérifiez les cycles existants avant de changer vos offres. L’intégration technique d’une application utilise l’API Bookelio et une clé d’organisation disposant des permissions nécessaires.

## Consulter votre propre abonnement Bookelio

**Paramètres → Mon abonnement Bookelio** reste accessible indépendamment du module de vente, sous réserve du droit de consultation des paramètres. Vous y retrouvez votre plan, vos sièges, l’essai et les paiements. Les sièges suivent les membres de l’organisation à la prochaine période.

Les offres commerciales, périodes offertes et réductions disponibles y sont également visibles en lecture seule. Contactez le vendeur pour les modifier ; la synchronisation automatique des membres ne choisit pas de prorata immédiat.

Si le plan vendu pour Bookelio prévoit une grâce, les mêmes règles s’appliquent à votre organisation via la connexion de facturation, y compris quand elle vise la même instance. Aucun réglage local supplémentaire n’est nécessaire.

Lorsqu'une connexion Bookelio est configurée, l'API enregistre au démarrage les fonctionnalités manquantes et lie les organisations non legacy à des comptes sur l'instance vendeuse. Cette liaison est répétable et ne remplace pas les plans, fonctionnalités ou clients déjà configurés chez le vendeur. Un client de facturation n'est créé que si les coordonnées nécessaires sont complètes ; sinon le compte reste lié sans client facturable. Aucun abonnement, plan ou paiement n'est choisi automatiquement. Le propriétaire peut ensuite choisir explicitement son plan dans cette page, ou demander l'aide du vendeur.

Les plans d'accès à Bookelio fonctionnent uniquement via le fournisseur externe, même si sa connexion par URL vise la même instance. Les anciens plans locaux, valeurs par défaut et dérogations par fonctionnalité n'accordent plus de droits. Une absence d'abonnement ou une panne ne réactive pas les fonctionnalités localement. La synchronisation réessaie les liaisons en échec et prend en compte les nouvelles organisations non legacy.

Sans fournisseur externe, une organisation non legacy n'obtient aucune fonctionnalité. Si aucun plan n'est proposé ou si un lien de paiement manque, contactez votre administrateur Bookelio. Lorsqu’un paiement est requis, ouvrez la demande en attente pour rétablir les droits après règlement vérifié. Le [guide technique](/docs/fr/integration-technique-abonnements#connecter-bookelio-a-une-instance-de-facturation-par-url) détaille les permissions et le déploiement nécessaires à cette connexion.

Une **organisation legacy** est une exception accordée explicitement par un superadministrateur, par exemple pour Bookelio lui-même ou un contrat de développement sur mesure. Elle bénéficie de toutes les fonctionnalités globalement actives, sans dépendre d'un fournisseur. Les permissions de votre rôle restent obligatoires. La page affiche cette exemption sans sélecteur de plan ; un propriétaire ne peut pas l'activer lui-même. Aucune organisation n'est marquée legacy automatiquement.

Passer legacy n'annule pas un abonnement existant chez le vendeur, ses prochaines échéances ou ses impayés. Faites gérer cette situation explicitement par le vendeur. Retirer l'exception rétablit les contrôles du fournisseur ; les comptes et sièges legacy sont exclus de la synchronisation automatique tant que l'exception reste active.

### Choisir votre plan en tant que propriétaire

Seul un membre ayant le rôle intégré `owner` dans l'organisation active peut choisir un plan depuis **Mon abonnement Bookelio**. Les autres rôles ayant accès aux paramètres conservent la consultation, sans pouvoir engager cette souscription. Le rôle est revérifié sur le serveur : une clé API ou un rôle d'administration non propriétaire ne remplace pas ce droit.

Dans **Choisir un plan**, consultez les plans actifs proposés par le fournisseur. Les montants HTVA, la périodicité, les fonctionnalités, l'essai et les sièges viennent du vendeur et du nombre de membres ; vous ne pouvez pas saisir un prix ou une quantité de votre choix. Si nécessaire, utilisez **Compléter les coordonnées de facturation**, enregistrez les informations de l'entreprise, puis revenez cliquer sur **Actualiser les plans**. Un client déjà lié est réutilisé sans modifier ses coordonnées.

Cliquez sur **Choisir ce plan**, lisez **Confirmer le choix du plan**, puis confirmez. Le plan s'applique immédiatement. Pour une première souscription, les règles du plan gratuit ou de l'essai s'appliquent. Pour un abonnement en cours de même périodicité, seul le supplément pour le temps restant est facturé au prorata ; une baisse ne crée pas de remboursement. Un essai ou une période offerte conserve sa date de fin. Pour un abonnement résilié, **Réactiver l’abonnement** applique le plan maintenant sans nouvel essai ; une ancienne échéance impayée peut bloquer la reprise.

Si vous passez du mensuel à l'annuel ou inversement, une nouvelle période commence maintenant. La valeur HTVA restante du service déjà financé est déduite du nouveau montant ; un excédent éventuel n'est ni reporté ni remboursé. Un essai ou une période offerte en cours garde sa fin gratuite.

Si un montant est dû, la page affiche la demande à régler avec **Payer maintenant**, qui ouvre la page de paiement du vendeur. La confirmation du plan ne débite aucune carte et ne prouve aucun règlement : les droits payants suivent le paiement vérifié ou le délai de grâce éventuel. Une demande déjà en attente reste disponible après actualisation de la page. Si le lien manque, contactez votre administrateur Bookelio.

Le plan actuel peut être appliqué à nouveau pour actualiser ses fonctionnalités, notamment si un ancien cycle gratuit ne contient pas encore les modules du plan. Les badges **Plan actuel** et **Changement programmé** distinguent le plan en cours d'un ancien choix encore différé ; appliquer un plan maintenant remplace ce choix différé et annule une résiliation déjà programmée. Si vous changez d'organisation avant de confirmer, rechargez la page : un choix destiné à une autre organisation est refusé.

Les promotions et mois offerts restent gérés par le vendeur. Consulter les plans ne crée aucun client ni abonnement. Sans connexion de facturation, ce choix n'est pas disponible. Il ne l'est pas non plus pour une organisation legacy, qui utilise son exemption explicite et non un plan local.